Poruke

U Porukama su svi razgovori s klijentima na jednom mjestu, jedan razgovor po klijentu s cijelom poviješću. Ovdje ćeš naučiti kako je zaslon složen i kako odgovoriti klijentu. Saznat ćeš i što znače oznake uz poslane poruke te zašto gumb Pošalji ponekad nije dostupan.

Prije nego počneš

• Poruke postoje u svim paketima i vidi ih svaki član tima: vlasnik, voditelj i djelatnik. Svi vide iste razgovore poslovanja.
• Klijent ti piše iz mobilne aplikacije Appointa. Tvoj odgovor do njega stiže kao push obavijest, pa klijent mora imati aplikaciju instaliranu i biti u njoj prijavljen. Detalji su u odjeljku Kako poruka stiže do klijenta.
• Klijentima bez aplikacije u Porukama ne možeš pisati. Njima automatske obavijesti o terminima stižu e-mailom ili SMS-om (vidi Podsjetnici i obavijesti).

Gdje pronaći poruke

• U bočnom izborniku odaberi Poruke. Broj uz stavku pokazuje koliko nepročitanih poruka imaš. Poruke iz utišanih razgovora ne ulaze u taj broj.
• Na nadzornoj ploči (Dashboard u izborniku) kartica Nedavne poruke prikazuje pet najnovijih razgovora. Nepročitani imaju oznaku novo. Klikom na razgovor otvaraš ga izravno, a Sve poruke → otvara cijeli popis. Ako imaš i profil djelatnika, otvara ti se osobna nadzorna ploča bez te kartice, pa poruke otvaraš iz izbornika.
• Razgovor s određenim klijentom možeš otvoriti i iz adresara: na kartici klijenta klikni Pošalji poruku, a u popisu klijenata ikonu Poruka u retku tog klijenta. Ako razgovor još ne postoji, otvara se prazan razgovor i u njega odmah možeš pisati.

Izgled zaslona

Zaslon ima dva dijela:

Dok ne odabereš razgovor, desna strana prikazuje Odaberi razgovor i uputu da klikneš klijenta s lijeve strane.

Popis razgovora

Iznad popisa su tražilica i dva filtra:

• Pretraži poruke...: traži po imenu klijenta i tekstu zadnje poruke u razgovoru.
• Sve · N: svi razgovori, a N je njihov broj.
• Nepročitano · N: samo razgovori s barem jednom nepročitanom porukom, a N je broj takvih razgovora.

Svaki redak u popisu prikazuje:

Otvaranje razgovora

1. Klikni razgovor u popisu. Odabrani redak dobiva obojenu crtu s lijeve strane.
2. Razgovor se označava kao pročitan i broj nepročitanih nestaje. To vrijedi samo za tebe: kolegama isti razgovor ostaje nepročitan dok ga sami ne otvore. Kao nepročitane ti se broje i poruke koje su klijentu poslali kolege.
3. U zaglavlju su ime klijenta i vrsta kontakta (vidi tablicu ispod).
4. Gumb Profil otvara karticu klijenta. Prikazuje se samo za klijente iz adresara. Ikona zvona uz njega služi za utišavanje razgovora.

Poruke idu od najstarije prema najnovijoj, a svaki dan ima svoj razdjelnik. Poruke klijenta su lijevo, u bijelim oblačićima. Desno, u obojenim oblačićima, su tvoje poruke i poruke kolega. Klijentu sve te poruke stižu u ime poslovanja.

Odgovaranje klijentu

1. Otvori razgovor.
2. Upiši tekst u polje Napiši poruku... ili klikni jedan od brzih odgovora iznad polja. Odabrani tekst upisuje se u polje, pa ga prije slanja možeš urediti.
3. Klikni Pošalji ili pritisni Enter.

Poruka se odmah pojavljuje u razgovoru, a razgovor se penje na vrh popisa. Jedna poruka može imati najviše 4000 znakova. Ako slanje ne uspije, poruka nestaje iz razgovora, tekst ti se vraća u polje, a ispod razgovora pojavi se crvena traka. Tada pošalji poruku ponovno.

Ponuđeni brzi odgovori:

Kako poruka stiže do klijenta

Tvoj odgovor klijentu stiže samo kao push obavijest u aplikaciji Appointa. Naslov obavijesti je naziv tvog poslovanja, a tekst je početak poruke. Kad klijent dodirne obavijest, otvara mu se razgovor. Ako mu je razgovor već otvoren, poruka se pojavi odmah. Poruke iz razgovora ne šalju se e-mailom ni SMS-om.

Lijevo od polja za pisanje je ikona mobitela (Mobitel), koja označava kanal dostave. Ako klijent nema aplikaciju prijavljenu ni na jednom uređaju:

• ikona mobitela je zasivljena,
• gumb Pošalji je onemogućen, a kad prijeđeš mišem preko njega, piše Klijent nije dostupan mobitelom.

To se najčešće događa kod razgovora s oznakom Web klijent ili Anonimno. Događa se i kod App korisnika koji se odjavio iz aplikacije ili ima samo račun na webu.

Statusi poslane poruke

Uz vrijeme svake tvoje poruke prikazuje se oznaka stanja. Kad prijeđeš mišem preko oznake, vidiš njezin naziv.

Statusi se mijenjaju uživo, bez osvježavanja stranice. I poruka sa statusom Nije isporučeno ostaje u razgovoru. Klijent je vidi kad sljedeći put otvori razgovor u aplikaciji, ali uz nju tada ne dobiva oznaku Pročitano.

Utišavanje razgovora

Razgovor koji ne traži tvoju pažnju možeš utišati:

1. Otvori razgovor.
2. U zaglavlju klikni ikonu zvona (Utišaj).

Kad je razgovor utišan:

• u popisu ima ikonu prekriženog zvučnika umjesto broja nepročitanih,
• ne ulazi u broj nepročitanih ni u popisu ni uz stavku Poruke u izborniku, a ne ulazi ni u broj na ikoni aplikacije Appointa Pro,
• za nove poruke iz tog razgovora ne dobivaš push obavijesti u aplikaciji Appointa Pro,
• nove poruke i dalje stižu i razgovor se penje na vrh popisa,
• povijest ostaje sačuvana.

Da poništiš utišavanje, ponovno klikni zvono (Uključi obavijesti). Utišavanje vrijedi samo za tebe i ne mijenja ništa kolegama.

Poruke uživo

• Nova poruka u otvorenom razgovoru pojavi se bez osvježavanja stranice.
• Kad poruka stigne u neki drugi razgovor ili klijent započne novi razgovor, popis se sam ažurira (pretpregled, vrijeme i broj nepročitanih).
• Statusi tvojih poruka, uključujući Pročitano, mijenjaju se uživo.
• Nakon kratkog prekida veze popis i otvoreni razgovor sami učitaju ono što je propušteno.

Tko može započeti razgovor

• Klijent iz aplikacije Appointa. Razgovor s tobom može započeti izravno u aplikaciji, i prije prve rezervacije. Ako ta osoba još nije u tvom adresaru, Appointa je doda kao klijenta na čekanju, pa je vidiš i među Zahtjevima za klijenta u Klijentima. Odgovaraš joj u Porukama kao i inače.
• Ti. Iz adresara (Pošalji poruku na kartici klijenta ili ikona Poruka u popisu) otvaraš razgovor s bilo kojim klijentom. Pisati mu možeš samo ako ima aplikaciju, kako je opisano u odjeljku Kako poruka stiže do klijenta.

Posjetitelj javne stranice koji nema račun ne može ti pisati u Poruke. Javna stranica nema obrazac za pitanja, pa se takvi posjetitelji javljaju telefonom ili e-mailom iz odjeljka Kontakt na javnoj stranici.

Razgovori s oznakom Anonimno

Razgovor s oznakom Anonimno nije povezan ni s jednim klijentom iz adresara. Za takav razgovor vrijedi sljedeće:

• u zaglavlju nema gumba Profil,
• na njega ne možeš odgovoriti u Porukama (Pošalji je onemogućen),
• u popisu umjesto broja nepročitanih stoji oznaka Anonimno.

Ako se iz poruke vidi tko ti piše, javi mu se telefonom ili e-mailom izvan Appointe.

Kako razgovor izgleda klijentu

• U aplikaciji Appointa klijent ima karticu Poruke s jednim razgovorom za svako poslovanje. Nepročitane poruke označene su brojem.
• Tvoj odgovor dobiva kao push s nazivom poslovanja u naslovu. Ako je u aplikaciji isključio kategoriju Poruke (Profil → Postavke notifikacija), push ne dobiva, ali poruku vidi kad otvori razgovor. Ti tada uz poruku vidiš status Nije isporučeno.
• Kvačice „pročitano" rade u oba smjera: klijent vidi kad je poslovanje pročitalo njegovu poruku.
• Klijent i sam može utišati razgovor s tvojim poslovanjem.

Više o klijentskoj aplikaciji pročitaj na stranici Aplikacija za klijente.

Obavijesti timu o novim porukama

Kad klijent pošalje poruku, svaki član tima koji koristi aplikaciju Appointa Pro dobiva push obavijest. Naslov je ime klijenta, a tekst je početak njegove poruke. Za razgovore koje si utišao obavijest ne stiže. Kad dodirneš obavijest, otvara se razgovor. Te obavijesti svatko za sebe može uključiti ili isključiti u Appointa Pro pod Profil → Notifikacije → Poruke klijenata.

Na webu nema skočnih ni zvučnih obavijesti. Nove poruke vidiš u Porukama, uz stavku Poruke u izborniku i na nadzornoj ploči.

Dodatno u aplikaciji Appointa Pro

U aplikaciji Appointa Pro poruke imaju nekoliko mogućnosti kojih na webu nema:

• filtar Neodgovoreno za razgovore u kojima klijent čeka odgovor,
• Riješeno za razgovor u kojem poruka ne traži odgovor,
• Sakrij za razgovor koji ne želiš gledati u popisu.

Razgovor koji sakriješ u aplikaciji nestaje i iz tvog popisa na webu. Ponovno se pojavljuje čim u njemu stigne nova poruka. Detalji su na stranici Appointa Pro.

Česta pitanja

Zašto ne mogu poslati poruku klijentu?

Klijent nema aplikaciju Appointa prijavljenu ni na jednom uređaju, pa poruka ne bi imala kako do njega stići. Gumb Pošalji je tada onemogućen, a uz njega piše Klijent nije dostupan mobitelom. Javi mu se telefonom ili e-mailom.

Mogu li klijentu poslati poruku SMS-om ili e-mailom iz Poruka?

Ne. Poruke iz razgovora idu samo kao push u aplikaciju Appointa. SMS i e-mail koriste se samo za automatske obavijesti o terminima.

Kolega je već odgovorio, a meni razgovor i dalje izgleda nepročitano. Zašto?

Svaki član tima ima svoje stanje pročitanog. Razgovor postaje pročitan za tebe tek kad ga ti otvoriš, a kolegin odgovor ti se do tada također broji kao nepročitana poruka.

Zašto razgovor nema broj nepročitanih, a stigla je nova poruka?

Razgovor je utišan (vidi se ikona prekriženog zvučnika) ili si ga već otvorio.

Novi sam u timu. Hoću li cijelu staru povijest vidjeti kao nepročitanu?

Nećeš. Kao nepročitane broje se samo poruke koje su stigle nakon što si dodan u tim. Stariju povijest i dalje možeš čitati.

Mogu li obrisati razgovor?

Na webu ne možeš. U aplikaciji Appointa Pro razgovor možeš sakriti, a on se vraća u popis kad u njemu stigne nova poruka.

Kako isključiti push obavijesti o porukama?

Za jedan razgovor utišaj taj razgovor. Za sve razgovore odjednom isključi ih u aplikaciji Appointa Pro pod Profil → Notifikacije → Poruke klijenata.