Česta pitanja

Ovdje su pitanja koja nam vlasnici poslovanja i njihovi timovi najčešće postavljaju — od prvih koraka i paketa, preko kalendara i online rezervacija, do klijenata, obavijesti i računa. Svaki odgovor je kratak i vodi te na stranicu priručnika s cijelim postupkom.

Ne nalaziš svoje pitanje? Upiši ga asistentu u donjem desnom kutu ili pošalji upit Appointa timu — kako, piše na stranici Podrška.

Početak

Trebam li karticu da bih počeo/la?

Ne trebaš. Novo poslovanje kreće na besplatnom paketu Starter, bez kartice i bez vremenskog ograničenja. Karticu upisuješ tek kad odlučiš prijeći na Pro ili Premium. Što koji paket uključuje, piše u Paketi Starter, Pro i Premium.

Mogu li isprobati Appointu bez unosa svojih podataka?

Možeš. Nakon prve prijave na ekranu Dobrodošli u Appointa klikni Otvori demo poslovanje i odaberi svoju djelatnost — dobivaš gotovo poslovanje s uslugama, djelatnicima i terminima. Demo radi na paketu Pro, traje 14 dana i nakon toga se sam briše, a ništa iz njega ne prelazi u tvoje pravo poslovanje. Vidi Demo poslovanje.

Koliko je posla oko postavljanja?

Čarobnjak te vodi kroz šest koraka: identitet, kontakt, radno vrijeme, usluge, djelatnici i rezervacije. Obavezni su samo identitet, radno vrijeme i barem jedna usluga, a za većinu djelatnosti usluge dolaze kao gotovi prijedlozi s trajanjem i cijenom. Sve što upišeš kasnije mijenjaš u postavkama. Vidi Postavljanje poslovanja.

Ne stignem sve postaviti sam/a. Pomažete li?

Pomažemo, i to besplatno. Javi se preko kontakt obrasca na početnoj stranici appointa.hr ili na [email protected], pa ćemo u pozivu od pola sata zajedno proći usluge, djelatnike i pravila rezervacija. Vidi Besplatna pomoć pri postavljanju.

Je li Appointa za moju djelatnost?

Appointa je za svako poslovanje koje radi po terminima — od frizera, kozmetike i masaže, preko fizioterapije i stomatologije, do osobnih trenera, joge, plesnih škola, tenisa, veterinara i autoservisa. Za 29 djelatnosti čarobnjak nudi gotove prijedloge usluga, a ako svoju ne nađeš, odabereš Ostalo i upišeš svoje usluge. Podržani su pojedinačni termini, grupni termini s ograničenim brojem mjesta i termini koji uz djelatnika zauzimaju prostoriju, uređaj ili vozilo (vidi Resursi).

Mogu li kasnije promijeniti adresu svoje javne stranice?

Ne možeš. Javni link biraš u prvom koraku čarobnjaka i nakon pokretanja poslovanja ostaje isti, kako bi svi već podijeljeni linkovi i QR kodovi i dalje radili. Odaberi ga pažljivo — vidi Korak 1 — Identitet.

Paketi i pretplata

Koji paket mi treba?

Starter je besplatan: kalendar, online rezervacije, klijenti, poruke i podsjetnici za jednog djelatnika i do 30 termina mjesečno. Pro donosi neograničene termine, tri uključena djelatnika, stalne termine, povezivanje kalendara, upitnike i fiskalizirane račune. Premium tome dodaje promocije, program vjernosti, listu čekanja, poklon bonove, pakete i više lokacija. Cijela tablica je u Usporedba funkcija.

Što se događa kad na Starteru potrošim 30 termina u mjesecu?

Dok ne počne novi mjesec, ne može se dodati nijedan novi termin — ni online ni u kalendaru — osim ako prijeđeš na Pro ili Premium. Broje se termini koji se održavaju u tom mjesecu, a otkazani i nedolasci se ne broje. Vidi Mjesečni limit od 30 termina na Starteru.

Uzima li Appointa proviziju od rezervacija?

Ne uzima. Plaćaš samo paket i, po želji, dodatke poput dodatnih mjesta za djelatnike i SMS kredita. Appointa ne naplaćuje tvoje klijente: novac za usluge, bonove i pakete primaš u svom poslovanju kao i dosad.

Mogu li otkazati pretplatu kad god želim?

Možeš, na stranici Naplata gumbom Otkaži pretplatu. Pretplata vrijedi do kraja već plaćenog razdoblja, a zatim poslovanje prelazi na Starter; termini, klijenti i izvještaji ostaju. Za započeto razdoblje nema povrata novca. Vidi Otkazivanje pretplate.

Imam više djelatnika nego što paket uključuje. Što sad?

Starter uključuje jednog djelatnika, Pro tri, a Premium pet. Na Pro i Premium dodatna mjesta dokupljuješ na stranici Naplata, a sa Startera za više djelatnika prelaziš na viši paket. Arhivirani djelatnici ne zauzimaju mjesto. Vidi Mjesta za djelatnike.

Jesu li SMS poruke uključene u paket?

Nisu. SMS obavijesti su dodatak na svim paketima: uključuješ ih u Postavke → Rezervacije, a plaćaš prepaid kreditima koje vlasnik kupuje unaprijed na stranici Naplata. Kad ih uključiš prvi put, dobivaš 20 besplatnih kredita za isprobavanje, koji se troše prije kupljenih. Klijenti s aplikacijom Appointa ionako dobivaju besplatne push obavijesti, a ostali e-mail. Vidi SMS obavijesti.

Kalendar i termini

Klijent me nazvao. Kako mu upisati termin?

Otvori Klijenti, pronađi klijenta i na njegovoj kartici klikni Novi termin. Odaberi uslugu, djelatnika, datum i vrijeme te klikni Spremi. Tako je termin vezan uz klijenta, pa otprilike 24 sata prije dobiva podsjetnik — ako ima aplikaciju Appointa, e-mail ili, uz uključene SMS obavijesti, broj mobitela. Pravila online rezervacija (npr. najranija online rezervacija ili koliko se unaprijed može rezervirati) ne vrijede za termine koje upisuje tvoj tim. Vidi Termin za postojećeg klijenta.

Klijent je ušao bez najave. Kako to upisati?

U Kalendaru klikni prazno polje kod djelatnika koji ga preuzima, odaberi uslugu i klikni Spremi. Termin dobiva oznaku Bez najave: zauzima vrijeme djelatnika i ulazi u izvještaje, ali nije vezan uz osobu. Ako klijenta želiš zadržati u adresaru za idući put, upiši ga kao novog klijenta i termin mu dodaj s kartice. Vidi Dolazak bez najave.

Kako premjestiti termin?

Na računalu, u dnevnom prikazu kalendara, uhvati termin mišem i povuci ga na novo vrijeme ili drugom djelatniku. Na mobitelu i tabletu otvori termin i klikni Promijeni termin. Klijent povezan s terminom dobiva obavijest o novom vremenu. Vidi Premještanje termina povlačenjem.

Što znače boje termina u kalendaru?

Boja podloge pokazuje status: zlatna je Na čekanju, svijetla u boji brenda Potvrđeno, zelena Završeno, crvenkasta s precrtanim tekstom Otkazano, a siva No-show. Obojeni lijevi rub pokazuje kojem djelatniku termin pripada. Vidi Boje i oznake.

Kako zatvoriti poslovanje za praznik ili upisati godišnji odmor?

Zatvaranja cijelog poslovanja (renovacija, kolektivni godišnji) upisuješ u Postavke → Dostupnost. Ondje su i državni praznici: na njih je poslovanje po zadanom zatvoreno, a prekidačem označiš praznik na koji radiš. Godišnji, bolovanje i druge odsutnosti pojedinog djelatnika upisuješ gumbom Godišnji u Djelatnicima. U tim razdobljima klijentima se ne nude slobodni termini. Vidi Zatvaranja i praznici i Godišnji, bolovanje i druge odsutnosti.

Moram otkazati cijeli dan. Moram li zvati svakog klijenta?

Ne moraš. U Kalendaru klikni Bulk akcije i odaberi Cijeli dan, Datumski raspon ili Specifični djelatnik. Dok je označeno Pošalji obavijest klijentima, svaki klijent dobiva obavijest čim potvrdiš otkazivanje. Otkazivanje je nepovratno, a pokreću ga vlasnik ili voditelj. Vidi Otkazivanje cijelog dana.

Klijent dolazi svaka četiri tjedna. Mogu li to zakazati jednom za sva vremena?

Možeš, na paketima Pro i Premium. U detalju termina klikni Postavi kao ponavljajući, odaberi ritam (Svaki tjedan, Svaka 2 tjedna ili Svaka 4 tjedna) i klikni Postavi. Appointa odmah upiše buduće termine i sama dodaje nove kako vrijeme prolazi. Vidi Stalni termini.

Online rezervacije

Moraju li klijenti instalirati aplikaciju da bi rezervirali?

Ne moraju. Tvoja javna stranica radi u svakom pregledniku, na mobitelu i računalu. Aplikacija Appointa je dodatna pogodnost za klijente — push podsjetnici i svi termini na jednom mjestu — a onima koji radije nazovu termin i dalje upisuješ ti. Vidi Javna stranica.

Gdje je moj link za rezervacije i QR kod?

U Postavke → Dijeljenje i app, u sekciji Javni booking link i QR. Gumbom Kopiraj kopiraš link, a odmah ispod je QR kod koji vodi na istu stranicu. Link stavi na Instagram, Google poslovni profil i svoju web stranicu, a QR u izlog ili na posjetnicu. Vidi Dijeljenje i QR kod.

Želim sam/a potvrditi svaku online rezervaciju. Može li to?

Može. U Postavke → Rezervacije isključi Direktna rezervacija: nove rezervacije tada stižu kao Na čekanju i čekaju tvoju potvrdu. Zahtjev koji ne potvrdiš ni ne otkažeš sam istječe nakon 24 sata ili kad termin počne, što nastupi prije. Vidi Direktna rezervacija.

Kako spriječiti rezervacije u zadnji čas?

U Postavke → Rezervacije postavi Najranija online rezervacija, npr. na 2 sata. Klijent tada online ne može rezervirati termin koji počinje za manje od toga, a ti mu i dalje možeš upisati termin u kalendar. Vidi Najranija online rezervacija.

Mogu li primati online rezervacije samo od svojih stalnih klijenata?

Možeš — to je i zadana postavka. Dok je u Postavke → Rezervacije isključena kartica Anonimne rezervacije, rezervirati mogu samo klijenti koje si odobrio/la. Novi klijent šalje zahtjev koji prihvaćaš u Klijentima, a klijent koji skenira tvoj QR za potvrdu klijenta odmah postaje tvoj klijent dok je uključeno Automatsko prihvaćanje skeniranjem (zadano). Vidi Anonimne rezervacije.

Klijent kaže da ne vidi nijedan slobodan termin. Što provjeriti?

Provjeri je li usluga dodijeljena barem jednom djelatniku, ima li djelatnik taj dan smjenu i nije li na godišnjem te nije li poslovanje taj dan zatvoreno. Provjeri i je li datum unutar razdoblja Koliko unaprijed se može rezervirati i ne traži li Najranija online rezervacija više sati unaprijed. Ako klijent termine vidi, ali rezervacija ne prolazi uz poruku o mjesečnoj kvoti, poslovanje je na Starteru potrošilo 30 termina u mjesecu. Vidi Česta pitanja o javnoj stranici.

Klijenti

Kako prebaciti postojeće klijente iz Excela?

U Klijentima klikni Uvezi i učitaj CSV ili Excel datoteku (do 5 MB i 2000 redaka); Appointa sama prepozna stupce, a ti prije uvoza provjeriš raspored i potvrdiš GDPR izjavu. Uvoz je dostupan na svim paketima, pokreću ga vlasnik i voditelj, a možeš ga poništiti u roku od 24 sata dok nijedan uvezeni klijent nema termin ni poruke. Vidi Uvoz klijenata.

Klijent traži da obrišem njegove podatke. Što da napravim?

Otvori njegovu karticu i na dnu klikni Anonimiziraj klijenta — to mogu vlasnik i voditelj. Ime, kontakt podaci, bilješke, karton i odgovori na upitnike se brišu, a termini ostaju u statistikama bez imena. Radnja je nepovratna i ne otkazuje buduće termine — njih prvo otkaži u kalendaru. Vidi Anonimizacija klijenta.

Što se događa kad arhivirani klijent ponovno rezervira?

Online rezervacija arhiviranu karticu ne prepoznaje, ni po Appointa računu ni po broju mobitela ni po emailu, pa se klijent vodi kao novi. Ako primaš anonimne rezervacije, nastaje nova kartica, a arhivirana ostaje netaknuta s cijelom poviješću. Ako rezervirati mogu samo članovi, klijent mora ponovno zatražiti pristup, a ti ga odobravaš kao i svaki novi zahtjev. Vidi Arhivirani klijenti.

Kako se zaštititi od nedolazaka?

Appointa svakom klijentu vezanom uz termin šalje podsjetnik otprilike dan prije. Uz to u Postavke → Rezervacije možeš postaviti rok za otkazivanje i Blokada nakon no-show-ova, koja klijentu s previše nedolazaka onemogući online rezervaciju. Nedolazak bilježiš gumbom Označi no-show u detalju termina. Vidi Zaštita od nedolazaka.

Obavijesti i poruke

Kada i kako klijent dobiva podsjetnik?

Otprilike 24 sata prije termina, jednim kanalom: push ako ima aplikaciju Appointa, a bez aplikacije SMS (ako su SMS obavijesti uključene, ima kredita i klijent ima upisan broj mobitela) ili e-mail. Podsjetnik dobivaju samo termini vezani uz klijenta. Vidi Podsjetnik na termin.

Gdje vidim poruke klijenata?

U izborniku Poruke — broj na stavci pokazuje nepročitane poruke. Klijentima odgovaraš u istom razgovoru, a tim o novim porukama dobiva obavijest i u aplikaciji Appointa Pro. Vidi Poruke.

Tim

Kako djelatnik dobiva vlastiti pristup?

U Djelatnicima na kartici djelatnika klikni Pozovi u app, upiši njegov e-mail, odaberi ulogu (Djelatnik ili Voditelj) i klikni Pošalji pozivnicu; pozivnica vrijedi sedam dana. Na mobitelu djelatnik aktivira aplikaciju Appointa Pro skeniranjem QR koda koji sam generira na svojoj nadzornoj ploči na webu. Termine mu možeš upisivati i ako se nikad ne prijavi. Vidi Pozivnice i uloge i Aktivacija QR kodom.

Što djelatnik vidi u Appointi?

Uloga Djelatnik vidi Dashboard s osobnim pregledom, Kalendar, Poruke, Klijente te Račune na paketima Pro i Premium. Usluge, djelatnike, izvještaje i postavke vide samo Vlasnik i Voditelj, a naplatu samo vlasnik. Vidi Uloge: što tko vidi.

Mogu li termine vidjeti u Google ili Apple kalendaru na mobitelu?

Možeš, na paketima Pro i Premium. Vlasnik ili voditelj u Djelatnicima otvori djelatnika gumbom Uredi i u odjeljku Kalendar klikne Poveži kalendar — tako nastaje tajni ICS link koji dodaš u Google, Apple ili Outlook kalendar. Obrnuto, ako upišeš adresu djelatnikova privatnog kalendara, zauzeta vremena iz njega blokiraju njegovu dostupnost u Appointi; sinkronizacija ide svakih 15 minuta. Vidi Povezivanje kalendara.

Popusti, bonovi i računi

Može li klijent na istom terminu iskoristiti promo kod i nagradu vjernosti?

Ne može. Na jednom terminu vrijedi jedan popust — promocija ili vjernost — i cijena nikad ne pada ispod nule. Vidi Samo jedan popust po terminu.

Naplaćuje li Appointa poklon bonove i pakete online?

Ne naplaćuje. Bon ili paket naplaćuješ u svom poslovanju kao i dosad, a Appointa vodi evidenciju: kod bona, preostali iznos i potrošene dolaske. Obje mogućnosti dio su paketa Premium. Vidi Poklon bonovi i Paketi i članarine.

Može li Appointa izdavati fiskalizirane račune?

Može, poslovanjima iz Hrvatske na paketima Pro i Premium, i to uz termin ili kao samostalni račun. Ako radije ostaješ na svojoj blagajni, Appointa radi i uz nju, bez ikakvog povezivanja. Vidi Kako radi fiskalizacija u Appointi.

Mogu li izvesti svoje termine za knjigovođu?

Možeš. U Izvještajima odaberi razdoblje i klikni Eksport CSV — dobivaš popis svih termina s datumom, statusom, uslugom, djelatnikom, klijentom i cijenom. Ako izdaješ račune kroz Appointu, za knjigovođu postoje i izvozi računa. Vidi Izvoz u CSV i Izvoz za knjigovođu.

Račun i sigurnost

Zaboravio/la sam lozinku.

Na stranici Prijava klikni Zaboravljena lozinka?, upiši e-mail i otvori poveznicu iz e-maila; vrijedi 24 sata. Ako se prijavljuješ Googleom ili Appleom, Appointa lozinku nemaš i ne trebaš. Vidi Zaboravljena lozinka.

Kako dodatno zaštititi račun?

Uključi dvofaktorsku prijavu u Postavke → Sigurnost (karticu vide vlasnik i voditelj): uz lozinku tada upisuješ i kod iz autentifikator aplikacije ili kod poslan e-mailom. 2FA se uključuje za svaki račun posebno i ne utječe na aplikaciju Appointa Pro. Vidi Sigurnost i dvofaktorska prijava.

Postoje li mobilne aplikacije?

Postoje dvije, za iPhone i Android. Appointa Pro je za tebe i tvoj tim — današnji termini, novi termini, poruke i obavijesti o rezervacijama. Appointa je za tvoje klijente — rezervacije, podsjetnici, poruke, kartice vjernosti i bonovi. Vidi Appointa Pro i Aplikacija Appointa za klijente.