Stalni termini
Kako termin pretvoriti u stalnu seriju (svaki tjedan, svaka 2 ili 4 tjedna, jedan ili više dana), dokle se termini upisuju i kako seriju završiti.
Klijenti koji dolaze u istom ritmu — šišanje svaka četiri tjedna, terapija svaki ponedjeljak, trening utorkom i četvrtkom — ne moraju svaki put iznova rezervirati. Postaviš stalni termin jednom, a Appointa upisuje termine unaprijed, uvijek isti dan, u isto vrijeme i kod istog djelatnika. Na ovoj stranici naučit ćeš kako postaviti seriju, dokle se termini upisuju, što se događa kad je termin zauzet i kako seriju završiti.
Prije nego počneš
- Stalni termini dostupni su na paketima Pro i Premium. Na paketu Starter gumb i izbornik se ne prikazuju.
- Seriju iz detalja termina postavljaju sve uloge. Izbornik Ponavljajući vide vlasnik i voditelj, a seriju mogu završiti samo oni.
- Polazni termin mora biti vezan uz klijenta (ne Bez najave), mora imati uslugu i djelatnika, status Na čekanju ili Potvrđeno i ne smije već biti dio serije.
Kako rade stalni termini
Stalni termin je pravilo: klijent, usluga, djelatnik, dan u tjednu, vrijeme i ritam (svaki tjedan, svaka 2 ili svaka 4 tjedna), po želji i datum završetka. Dan u tjednu i vrijeme preuzimaju se iz polaznog termina.
- Termini se upisuju odmah. Čim postaviš seriju, Appointa upiše stvarne termine sa statusom Potvrđeno za sve datume do granice rezervacija. Granica je postavka Koliko unaprijed se može rezervirati u Postavke → Rezervacije. Ako je to polje prazno (bez ograničenja), termini se upisuju 90 dana unaprijed. Tako stalni klijent ima svoje mjesto prije nego što ga netko drugi rezervira online.
- Serija se sama nadopunjuje. Jednom dnevno, u ranim jutarnjim satima, Appointa dodaje nove datume kako ulaze u to razdoblje.
- Termini serije ponašaju se kao obični termini. Klijent za njih dobiva podsjetnik otprilike 24 sata prije, a u kalendaru nose ikonu dviju strelica u krugu i u detalju oznaku Ponavljajući.
- Cijena svakog upisanog termina je cijena usluge iz cjenika u trenutku upisa — ne cijena polaznog termina. Ako si polaznom terminu ručno dao popust, budući termini ga nemaju.
- Za uslugu koja zahtijeva resurs (sobu, uređaj) Appointa za svaki datum rezervira slobodan resurs, po mogućnosti isti kao u polaznom terminu.
- Vrijeme se uvijek računa po vremenu salona: termin u 14:00 ostaje u 14:00 i kad klijent putuje u drugu vremensku zonu.
Postavljanje stalnog termina
- U Kalendar otvori termin klijenta koji treba postati stalni (npr. današnji termin koji je upravo dogovorio za idući put).
- U detalju termina klikni Postavi kao ponavljajući.
- Pod Koliko često? odaberi Svaki tjedan, Svaka 2 tjedna ili Svaka 4 tjedna.
- Pod Dani u tjednu po potrebi označi dodatne dane (vidi niže). Dan polaznog termina uvijek je uključen i ne može se odznačiti.
- Ako serija treba trajati samo do određenog datuma, odaberi ga u polju Vrijedi do (neobavezno). Bez datuma serija traje dok je ne završiš.
- Klikni Postavi. Panel se zatvara, a u kalendaru se pojavljuju budući termini serije.
Ako postavljanje ne uspije, javlja se „Postavljanje ponavljanja nije uspjelo. Pokušaj ponovno.” i panel ostaje otvoren.
Više dana u tjednu
Za klijenta koji dolazi više puta tjedno (npr. ponedjeljkom, srijedom i petkom u 10:00) pod Dani u tjednu označi sve te dane. Ispod gumba piše „Isti sat na svaki označeni dan — npr. pon, sri i pet.”
- Za svaki označeni dan nastaje zasebno pravilo, s istim vremenom, ritmom i datumom završetka. U popisu stalnih termina takva pravila nose oznaku serija.
- Prvi termin na dodatni dan je prvi takav dan nakon polaznog termina — serija nikad ne kreće unatrag.
- Ako usluga ima zadani raspored (npr. grupni sat koji se održava samo utorkom i četvrtkom), dodatni dan mora biti u tom rasporedu. Inače se javlja „Usluga se prema rasporedu ne održava odabranim danima:” s popisom dana. Raspored usluge opisan je na stranici Grupne usluge i raspored.
Zauzeti datumi
Appointa nikad ne upisuje dvostruki termin. Ako djelatnik na neki datum serije već ima termin u to vrijeme (ili za uslugu nema slobodnog resursa), taj datum se preskače, a serija se nastavlja sljedećim datumom.
- Pri postavljanju serije preskočeni datumi se ne ispisuju. Nakon postavljanja zato prođi kalendar za idućih nekoliko tjedana i za preskočene datume s klijentom dogovori zamjenski termin.
- Pri dnevnoj nadopuni Appointa o preskočenom datumu obavještava obje strane: klijent s aplikacijom Appointa dobiva push da termin treba premjestiti, a djelatnici salona push u aplikaciji Appointa Pro.
Pregled svih stalnih termina
U bočnom izborniku odaberi Ponavljajući. Otvara se popis svih serija u poslovanju, po deset po stranici.
| Stupac | Što prikazuje |
|---|---|
| Klijent | Ime klijenta te telefon ili e-mail. |
| Usluga | Usluga serije. |
| Djelatnik | Tko radi termine. |
| Frekvencija | Ritam, dan i vrijeme, npr. „Svaka 2 tjedna · SRI 10:00”. Oznaka serija znači da pravilo pripada skupini od više dana u tjednu. |
| Sljedeći | Datum sljedećeg termina koji će Appointa tek dodati u kalendar. Termini do tog datuma već su upisani. |
| Status | Aktivan, Pauziran ili Završen. |
| Akcije | Ikona koša (Završi) za aktivne i pauzirane serije. |
Ako serija još nema, piše „Nema aktivnih ponavljajućih termina” s uputom kako je postaviti.
Serija na kartici klijenta
Na kartici klijenta s barem jednom serijom pojavljuje se odjeljak Ponavljajući termini. Za svaku seriju vidiš uslugu i djelatnika, ritam, dan i vrijeme te status, a ikonom koša seriju možeš završiti. Zgodno kad klijent nazove i pita „Kad ono ja dolazim?”. Ostatak kartice opisan je na stranici Kartica klijenta.
Promjena ili otkazivanje pojedinog termina
Svaki upisani termin serije je običan termin. Možeš ga premjestiti, otkazati, označiti kao no-show ili završiti kao i svaki drugi (vidi Detalj termina i statusi). Ostatak serije ostaje netaknut, a otkazani datum serija ne upisuje ponovno.
Ritam, dan, vrijeme i djelatnika postojeće serije ne možeš mijenjati. Za drukčiji ritam završi staru seriju i postavi novu iz jednog od klijentovih termina.
Završavanje serije
- Otvori Ponavljajući (ili karticu klijenta).
- U retku serije klikni ikonu koša (Završi).
- Pojavljuje se pitanje „Završiti ponavljajući termin?” s objašnjenjem „Sljedeći termini neće biti automatski kreirani. Postojeći zakazani termini ostaju nepromijenjeni.”
- Klikni Da, završi. Status serije postaje Završen.
Što može klijent
Klijent s aplikacijom Appointa može i sam pretvoriti svoj termin u stalni. Svoje serije vidi u aplikaciji te ih može pauzirati, ponovno pokrenuti ili završiti. Dok je serija Pauzirana, Appointa ne upisuje nove termine, a već upisani ostaju. Više o aplikaciji za klijente na stranici Aplikacija za klijente.
Česta pitanja
Može li stalni termin imati klijent koji nema aplikaciju?
Da. Seriju postavljaš ti iz detalja termina, a klijent podsjetnike dobiva e-mailom ili SMS-om, kao i za ostale termine.
Koliko daleko unaprijed su termini upisani?
Do granice iz postavke Koliko unaprijed se može rezervirati, odnosno 90 dana ako granica nije postavljena. Ako granicu kasnije povećaš, serija se nadopuni pri sljedećoj dnevnoj nadopuni.
Zašto nema gumba Postavi kao ponavljajući?
Provjeri: je li paket Pro ili Premium, je li termin vezan uz klijenta, je li na čekanju ili potvrđen i nije li već dio serije.
Stvara li serija dvostruke rezervacije?
Ne. Zauzeti datum se preskače (vidi Zauzeti datumi).