Otkazivanje cijelog dana
Kako kroz Bulk akcije odjednom otkazati sve termine jednog dana, razdoblja ili jednog djelatnika, s razlogom i obavijesti klijentima.
Djelatnica se razboljela, nestalo je struje ili zatvaraš salon zbog nepredviđene situacije — tada ne želiš otkazivati termin po termin. Bulk akcije otkazuju sve termine dana, razdoblja ili jednog djelatnika u jednom potezu i po želji obavještavaju klijente. Na ovoj stranici saznat ćeš kako odabrati termine, što se upisuje kao razlog, što klijenti dobivaju i što se događa s otkazanim terminima.
Prije nego počneš
- Otkazivanje kroz Bulk akcije smiju izvršiti vlasnik i voditelj. Djelatnik ne vidi gumb Bulk akcije. Ako stranicu otvori izravnom poveznicom, otkazivanje se ne izvrši i javlja se „Otkazivanje nije uspjelo. Pokušaj ponovno.”
- Funkcija je dostupna na svim paketima.
- Otkazivanje se ne može poništiti. Prije potvrde pažljivo pregledaj popis termina.
Otvaranje
- U izborniku otvori Kalendar.
- U alatnoj traci klikni Bulk akcije.
- Otvara se stranica Bulk akcije · Otkazivanje. Desno u zaglavlju stalno piše koliko će termina biti otkazano, npr. „6 termina će biti otkazano”. Poveznicom Kalendar vraćaš se bez promjena.
Stranica ima tri koraka. Odabrani termini i brojač ažuriraju se čim promijeniš bilo koji izbor.
Korak 1: Odaberi termine
Pod Metoda selekcije odaberi jedan od tri načina:
| Način | Polja | Što otkazuje |
|---|---|---|
| Cijeli dan | Datum | Sve termine na odabrani datum. |
| Datumski raspon | Od, Do | Sve termine od prvog do zadnjeg dana, uključujući oba (npr. godišnji odmor). |
| Specifični djelatnik | Od, Do, Djelatnik | Samo termine odabranog djelatnika u tom razdoblju. Za jedan dan upiši isti datum u Od i Do. |
Ispod polja je popis Termini koji će biti otkazani s brojem termina i Ukupna vrijednost (zbroj cijena). Za svaki termin vidiš vrijeme početka, ime klijenta (ili Bez najave), uslugu, djelatnika i cijenu. Datum se u popisu ne ispisuje, pa kod raspona od više dana termine različitih dana razlikuješ samo po redoslijedu (popis je složen kronološki). Ako nema ničega za otkazati, piše „Nema termina za odabrane kriterije.”
Popis obuhvaća samo termine koji čekaju potvrdu ili su potvrđeni. Termini sa statusom Završeno ili No-show ostaju kakvi jesu i ne pojavljuju se na popisu. Dani se računaju po vremenu tvog poslovanja, od ponoći do ponoći.
Ako imaš više lokacija i u biraču lokacija na vrhu bočne trake odabrana je jedna lokacija, iznad popisa piše „Otkazuju se samo termini lokacije …” i otkazuju se samo termini te lokacije. Kad je odabrano Sve lokacije, otkazuju se termini svih lokacija (vidi Lokacije).
Korak 2: Razlog otkazivanja
| Polje | Što upisuješ |
|---|---|
| Razlog | Bolest, Izvanredna situacija, Tehnički problem ili Drugo. Zadano je Bolest. |
| Interna napomena (opcionalno) | Napomena za tim, npr. „Lara je bolesna od jučer navečer.” |
Razlog i napomena spremaju se uz svaki otkazani termin. Klijentima se ne šalju: klijent dobiva općenitu obavijest da je termin otkazan. Ako klijentu želiš objasniti razlog, otkaži termin pojedinačno i upiši poruku u Razlog otkazivanja (vidi Otkazivanje termina) ili mu pošalji poruku (vidi Poruke).
Korak 3: Komunikacija s klijentima
Kvačica Pošalji obavijest klijentima unaprijed je označena. Kad je označena, svaki klijent čiji se termin otkazuje dobiva obavijest odmah po potvrdi:
- klijent s aplikacijom Appointa: push i e-mail
- klijent bez aplikacije: SMS ako su uključene SMS obavijesti, inače e-mail
Termini Bez najave nemaju klijenta, pa nitko ne dobiva obavijest. Ako kvačicu odznačiš, klijentima se ništa ne šalje i trebaš ih obavijestiti sam.
Ispod kvačice stoji upozorenje Ova akcija je nepovratna: otkazani termini ne mogu se vratiti, pa svakog klijenta kojem želiš ponuditi novi termin moraš ponovno upisati ručno.
Potvrda
- Provjeri popis termina i ukupnu vrijednost.
- Klikni Otkaži 6 termina (broj odgovara popisu). Gumb je onemogućen kad je popis prazan. Gumb Odustani pokraj njega vraća te u kalendar bez promjena.
- U prozoru Potvrdi otkazivanje („Otkaži 6 termina? Akcija je nepovratna.”) klikni Otkaži termine. Gumbom Odustani u prozoru vraćaš se na stranicu bez promjena.
- Nakon otkazivanja otvara se kalendar na današnjem danu. Otkazani termini u dnevnom prikazu su precrtani.
Što se događa s otkazanim terminima
- Svi odabrani termini dobivaju status Otkazano i oslobađaju vrijeme.
- Uz svaki se sprema odabrani razlog i interna napomena.
- Termini plaćeni paketom vraćaju posjet na klijentov paket.
- Oslobođeni termini nude se klijentima s liste čekanja, ako je koristiš.
- Stalne serije se ne prekidaju: otkazuju se samo upisani termini u odabranom razdoblju, a serija se nastavlja iza njega.
Primjeri
| Situacija | Što odabrati |
|---|---|
| Djelatnica se jutros razboljela | Specifični djelatnik, Od i Do = današnji datum, razlog Bolest. Zatim joj upiši odsutnost za dane bolovanja. |
| Nestanak struje prije otvaranja, salon danas ne radi | Cijeli dan, današnji datum, razlog Tehnički problem. Termine koji su već odrađeni prije toga označi kao završene. |
| Djelatnik ide na godišnji, a ima već dogovorene termine | Specifični djelatnik s datumima godišnjeg, razlog Drugo. |
| Salon se zatvara na tjedan dana zbog renovacije | Datumski raspon za cijeli tjedan, razlog Drugo, uz upisano zatvaranje salona. |
Česta pitanja
Mogu li vratiti termine koje sam greškom otkazao?
Ne. Otkazani termin ne može se vratiti u potvrđeni. Upiši klijentu novi termin (vidi Novi termin) i javi mu se.
Otkazuje li „Cijeli dan” i termine na drugim lokacijama?
Samo ako je u biraču lokacija odabrano Sve lokacije. Kad je odabrana jedna lokacija, Bulk akcije otkazuju samo njezine termine, a iznad popisa piše „Otkazuju se samo termini lokacije …”.
Dobiva li klijent upisani razlog?
Ne. Razlog i interna napomena ostaju u Appointi. Klijent dobiva obavijest da je termin otkazan.
Zašto je gumb za otkazivanje siv?
Popis termina je prazan: za odabrani datum, razdoblje ili djelatnika nema termina koji čekaju potvrdu ili su potvrđeni.