Novi termin i dolazak bez najave

Kako upisati termin iz kalendara ili s kartice klijenta, što znači svako polje obrasca, kako zabilježiti dolazak bez najave i dodati polaznika u grupni termin.

9 min čitanja

Pokaži mi u aplikacijiInteraktivni vodič istakne gumbe na koje treba kliknuti i vodi te korak po korak.Pokreni vodič

Video vodičNovi termin u 30 sekundi — dok je klijent još na telefonu (Appointa)Pogledaj na YouTubeu

Termine koje klijenti dogovore telefonom, porukom ili na recepciji upisuješ sam. Na ovoj stranici naučit ćeš dva načina upisa — iz praznog polja u kalendaru i s kartice klijenta — što znači svako polje u obrascu Novi termin, kako zabilježiti klijenta koji je ušao bez najave, kako dodati polaznika u grupni termin i što klijent pritom dobiva.

Prije nego počneš

Termine upisuju sve uloge: vlasnik, voditelj i djelatnik.
Potrebna je barem jedna usluga i djelatnik kojem je ta usluga dodijeljena (vidi Usluge i cjenik i Djelatnici).
Na paketu Starter poslovanje može imati najviše 30 termina mjesečno. Broje se termini s datumom u tekućem kalendarskom mjesecu — i oni koje upišeš ti i online rezervacije — osim otkazanih i onih označenih kao no-show. Kad ih je 30, Appointa do početka idućeg mjeseca ne sprema nijedan novi termin, bez obzira na to za koji ga datum upisuješ. Obrazac tada ostaje otvoren, a termin se ne pojavljuje u kalendaru (vidi Paketi Starter, Pro i Premium).

Dva načina upisa

	Iz praznog polja u kalendaru	S kartice klijenta
Gdje	Kalendar → klik na prazno polje	Klijenti → klijent → Novi termin
Klijent	Termin nije povezan s klijentom i nosi oznaku Bez najave	Termin je povezan s klijentom
Datum, vrijeme i djelatnik	Popunjeni prema polju na koje si kliknuo	Biraš ih u obrascu
Podsjetnik klijentu	Ne šalje se	Šalje se otprilike 24 sata prije
Povijest na kartici klijenta, vjernost, stalni termin	Ne	Da

Obrazac je u oba slučaja isti. Razlika je samo u tome je li termin vezan uz klijenta. Ako klijenta poznaješ i želiš da mu stignu podsjetnici, upiši termin s njegove kartice.

Termin iz praznog polja u kalendaru

Otvori Kalendar u dnevnom prikazu i pronađi željeni dan.
U stupcu djelatnika klikni prazno polje u željeno vrijeme. Svako polje predstavlja 30 minuta (npr. 10:00 ili 10:30).
S desne strane otvara se obrazac Novi termin s već upisanim datumom, početkom i djelatnikom.
Odaberi Usluga. Appointa sama popuni Kraj prema trajanju usluge i Cijena (EUR) prema cjeniku.
Provjeri polje Djelatnik. Ako djelatnik iz stupca ne radi odabranu uslugu, obrazac umjesto njega predloži prvog djelatnika koji je radi.
Po potrebi promijeni vrijeme ili cijenu i upiši Bilješke.
Klikni Spremi. Pojavljuje se poruka „Termin je stvoren”, a termin se odmah prikazuje u kalendaru sa statusom Potvrđeno.

Klik na prazno polje radi samo u pogledu Osoblje. U pogledu Resursi stupci nemaju klikabilna polja.

Obrazac Novi termin otvoren s desne strane kalendara: polja Usluga, Djelatnik, Datum, Početak, Kraj, Cijena (EUR) i Bilješke te gumbi Odustani i Spremi

Polja obrasca Novi termin

Polje	Što znači	Napomena
Usluga	Usluga iz cjenika.	Obrazac predlaže prvu uslugu s popisa. Promjena usluge ponovno popuni Kraj i Cijena (EUR). Arhivirane usluge se ne nude.
Djelatnik	Tko radi termin.	Nude se samo djelatnici kojima je odabrana usluga dodijeljena. Ako je nitko ne radi, piše „Nijedan djelatnik ne radi ovu uslugu”.
Resurs	Soba, uređaj ili vozilo za termin.	Prikazuje se samo kad usluga zahtijeva resurs. Zadano je Bilo koje slobodno — Appointa sama dodijeli slobodan resurs. Zauzeti resursi imaju oznaku (zauzeto) i ne mogu se odabrati.
Datum	Dan termina.	Odabir datuma zadržava upisano vrijeme.
Početak	Vrijeme početka.	Bira se u koracima od 15 minuta. Promjena početka pomiče i Kraj, tako da trajanje ostane kao u usluzi.
Kraj	Vrijeme završetka.	Također u koracima od 15 minuta. Promijeni ga ako ovaj put treba više ili manje vremena.
Cijena (EUR)	Iznos koji se bilježi na termin.	Predložen je iz cjenika. Decimale odvajaš zarezom ili točkom, npr. 25,50. Ako daješ popust, upiši konačni iznos — zasebnog polja za popust nema. Iznos ulazi u izvještaje i u račun.
Bilješke	Napomena uz termin.	Vidi se u detalju termina pod Napomena klijenta. Klijent je ne vidi u svom pregledu termina.
Kod poklon bona (neobavezno)	Termin se plaća poklon-bonom.	Prikazuje se samo ako tvoj paket uključuje poklon-bonove (vidi Poklon-bonovi).

Termin za postojećeg klijenta

U izborniku otvori Klijenti i pronađi klijenta (pretraga po imenu, telefonu ili e-mailu).
Otvori njegovu karticu i klikni Novi termin u zaglavlju.
U obrascu odaberi Usluga i Djelatnik.
Odaberi Datum, Početak i po potrebi Kraj.
Provjeri Cijena (EUR), upiši Bilješke ako treba i klikni Spremi.

Termin se pojavljuje u kalendaru i u popisu Povijest termina na kartici klijenta. Početak i ovdje, kao i u obrascu iz kalendara, nudi bilo koje doba dana. Termin prije 08:00 ili poslije 20:00 sprema se normalno, ali ga kalendarska mreža ne prikazuje ispravno, pa ga prati u Povijest termina. Više o kartici klijenta na stranici Kartica klijenta.

Kartica klijenta s otvorenim obrascem Novi termin: polja Usluga, Djelatnik, Datum, Početak i Kraj, a iza obrasca zaglavlje kartice s imenom klijenta

Dolazak bez najave

Klijent je ušao s ulice i odmah sjeda u stolicu? Imaš dvije mogućnosti.

Brzi upis bez klijenta

U kalendaru klikni prazno polje kod djelatnika koji preuzima klijenta.
Odaberi uslugu i klikni Spremi.

Termin se prikazuje s oznakom Bez najave. Zauzima vrijeme djelatnika i ulazi u izvještaje, ali nije vezan uz osobu: nema podsjetnika, ne pojavljuje se ni u čijoj povijesti i ne može postati stalni termin.

Upis s novim klijentom

Ako želiš da klijent ostane u adresaru za idući put:

Otvori Klijenti i klikni Dodaj klijenta. Otvara se obrazac Novi klijent (walk-in).
Upiši Ime i prezime te barem Email ili Telefon — bez jednog od njih javlja se „Unesi barem email ili telefon.”
Klikni Spremi, otvori karticu novog klijenta i klikni Novi termin (vidi Termin za postojećeg klijenta).

S e-mailom ili brojem mobitela klijent ubuduće dobiva podsjetnike: e-mailom, ili SMS-om ako su SMS obavijesti uključene (vidi SMS obavijesti).

Grupni termini

Usluge s više mjesta (npr. pilates za 12 osoba) kalendar prikazuje kao jedan blok s brojem zauzetih mjesta, npr. „Pilates 4/12”. Kako se takva usluga postavlja, opisano je na stranici Grupne usluge i raspored.

Dodavanje polaznika u postojeći grupni termin

U kalendaru klikni blok grupnog termina. Otvara se popis s brojem prijavljenih (npr. „4/12 prijavljenih”), vremenom i svim polaznicima sa statusom.
Klikni Dodaj klijenta. Gumb se prikazuje dok ima slobodnih mjesta i dok god barem jedan polaznik još ima status Na čekanju ili Potvrđeno.
Otvara se obrazac Novi termin u kojem su usluga, djelatnik, datum i vrijeme zaključani na taj grupni termin.
U polje Klijent upiši barem dva slova imena, telefona ili e-maila („Pretraži klijenta…”) i odaberi klijenta. Gumbom Promijeni biraš drugoga. Ako polje ostaviš prazno, mjesto se bilježi kao Bez najave.
Klikni Spremi.

Kad su sva mjesta zauzeta, obrazac javlja „Grupa je popunjena — nema slobodnih mjesta.”

Detalj grupnog termina: naziv usluge, broj prijavljenih 4/12, vrijeme, popis polaznika sa statusima i gumb Dodaj klijenta

Novi grupni termin i pojedini polaznik

Ako grupni termin u to vrijeme još ne postoji, prvo mjesto upiši s kartice klijenta (Novi termin, grupna usluga, željeno vrijeme). Ako ga upišeš iz praznog polja u kalendaru, prvo mjesto bilježi se kao Bez najave.
Pojedinog polaznika otkazuješ ili mu mijenjaš status s njegove kartice klijenta: u popisu Povijest termina klikni termin i otvori se njegov detalj.
Grupni termin ne može se povlačiti mišem.

Preklapanja i upozorenja

Appointa ne dopušta da jedan djelatnik ima dva termina u isto vrijeme. Termini koji se samo dodiruju (jedan završava u 10:00, drugi počinje u 10:00) nisu preklapanje. Otkazani termini i termini označeni kao no-show vrijeme ne zauzimaju.

Poruka	Uzrok	Što napraviti
„Djelatnik već ima termin u tom intervalu.”	Novi termin preklapa se s terminom istog djelatnika koji je na čekanju, potvrđen ili završen.	Promijeni vrijeme ili djelatnika.
„Traženi resurs (npr. soba ili oprema) već je zauzet u tom terminu.”	Odabrani resurs je zauzet.	Odaberi Bilo koje slobodno ili drugo vrijeme.
„Odabrani resurs nije dostupan za tu uslugu.”	Resurs se u međuvremenu promijenio i više nije u izboru za tu uslugu.	Zatvori obrazac i pokušaj ponovno.
„Svi resursi ove vrste zauzeti su u odabranom terminu.”	Upozorenje ispod polja Resurs.	Odaberi drugo vrijeme.
„Grupa je popunjena — nema slobodnih mjesta.”	Grupni termin je pun.	Odaberi drugi termin ili povećaj broj mjesta usluge.
„Kod bona nije važeći ili se ne odnosi na ovu uslugu.”	Kod poklon-bona ne postoji, više nije valjan ili ne vrijedi za tu uslugu.	Provjeri kod. Obrazac ostaje otvoren.

Termin se ne sprema ni kad djelatnik taj dan ne radi: po tjednom rasporedu ne radi na taj dan u tjednu ili mu je za taj datum upisana posebna smjena Ne radi ovaj dan. Posebna smjena s vremenima vrijedi kao radni dan i kad ga tjedni raspored nema. Za taj slučaj obrazac ne prikazuje posebnu poruku: ostaje otvoren, a termin se ne pojavljuje u kalendaru. Provjeri radni raspored djelatnika ili odaberi drugog. Termin u drugo doba dana kad djelatnik radi, ali izvan njegovih sati, Appointa prihvaća.

Što dobiva klijent

Termin koji upišeš ti odmah je Potvrđeno — ne čeka odobrenje i klijentu se u tom trenutku ne šalje potvrda.
Iznimka su upitnici: ako za odabranu uslugu postoji aktivan upitnik, klijent s e-mail adresom odmah dobiva e-mail s poveznicom za ispunjavanje (vidi Upitnici i privole).
Klijent povezan s terminom dobiva podsjetnik otprilike 24 sata prije termina: push ako ima aplikaciju Appointa, inače SMS (ako su SMS obavijesti uključene) ili e-mail. Za termin upisan manje od otprilike 23 sata unaprijed podsjetnik se ne šalje.
Termin Bez najave nema klijenta, pa nitko ne dobiva ništa.

Detalji o svim obavijestima su na stranici Podsjetnici i obavijesti.

Česta pitanja

Zašto u obrascu iz kalendara nema polja za klijenta?

Upis iz praznog polja namijenjen je brzom zauzimanju vremena. Za termin vezan uz klijenta otvori njegovu karticu i klikni Novi termin. Polje Klijent postoji samo kod dodavanja polaznika u grupni termin.

Mogu li upisati termin u prošlosti?

Da. Salon smije upisati termin za bilo koji datum, npr. kad naknadno bilježiš termin koji je već održan. Zatim ga u detalju označi kao Završi.

Zašto je popis djelatnika prazan?

Odabrana usluga nije dodijeljena nijednom djelatniku. Otvori Djelatnici, uredi djelatnika i označi uslugu.

Mijenja li se cijena termina ako kasnije promijenim cjenik?

Ne. Cijena se sprema na termin u trenutku upisa (vidi Izračun cijene).