Uvoz klijenata iz Excela

Ako prelaziš s druge aplikacije ili klijente vodiš u Excelu, ne moraš ih prepisivati jednog po jednog. Uvoz prenosi cijeli popis odjednom, u tri koraka u bočnom panelu: učitavanje datoteke, provjera stupaca i potvrda. Na ovoj stranici naučit ćeš kako pripremiti datoteku, kako čitati izvještaj o uvozu i kako poništiti uvoz ako nešto pođe krivo.

Prije nego počneš

• Uvoz je dostupan na svim paketima, uključujući Starter.
• Pokreće ga Vlasnik ili Voditelj. Djelatnik ne vidi gumb Uvezi.
• Trebaš datoteku .csv ili .xlsx (Excel). Stariji format .xls nije podržan, pa takvu datoteku u Excelu spremi kao .xlsx.
• Datoteka smije imati najviše 5 MB i 2000 redaka s podacima.

Priprema datoteke

Najsigurnije je krenuti od predloška. U panelu za uvoz klikni Preuzmi predložak (CSV): dobit ćeš datoteku appointa-klijenti-predlozak.csv sa svim podržanim stupcima i jednim primjerom. Svoj popis samo prebaci u nju.

Pravila datoteke:

• Prvi redak su nazivi stupaca. Po njima Appointa prepoznaje što je što. Redoslijed stupaca nije bitan.
• Iz Excel datoteke čita se samo prvi list.
• Prazni redovi se preskaču. Brojevi redaka u izvještaju ipak odgovaraju retcima koje vidiš u Excelu.
• CSV smije koristiti točku sa zarezom (;) ili zarez (,) kao razdjelnik. Hrvatski znakovi rade u zapisu UTF-8 i u zapisu Windows-1250, koji Excel koristi na hrvatskim računalima.

Podržani stupci

Prepoznavanje radi po dijelu naziva i ne razlikuje velika i mala slova, pa prolaze i nazivi kao „Broj mobitela” ili „E-mail adresa”. Stupce koje Appointa ne prepozna (npr. „Broj posjeta”) po zadanom preskače, a u koraku 2 ih možeš ručno povezati s nekim od polja.

Korak 1: Učitavanje datoteke

1. U bočnom izborniku odaberi Klijenti.
2. Klikni Uvezi. Otvara se panel Uvoz klijenata s porukom „Uvezi postojeće klijente iz CSV ili Excel datoteke.”
3. Klikni okvir Odaberi datoteku (.csv ili .xlsx) i odaberi datoteku s računala.
4. Dok piše „Analiziram datoteku...”, Appointa čita datoteku. Ništa se još ne sprema.

Ako datoteka ne prođe, poruka je u panelu, a panel ostaje u prvom koraku pa možeš odmah odabrati drugu datoteku.

Korak 2: Povezivanje stupaca

Na vrhu je naziv datoteke i broj redaka za uvoz (npr. „148 redaka za uvoz”). Ako Appointa već tada vidi problem, ispod se prikazuje sažetak, npr. „2 retka bez imena” ili „3 duplikata emaila”. Ti duplikati odnose se na retke unutar same datoteke.

U odjeljku Poveži stupce („Provjeri koji stupac ide u koje polje. Nepovezani stupci se preskaču.”) uz svaki stupac tvoje datoteke stoji izbornik:

1. Provjeri je li svaki stupac povezan s pravim poljem: Ime i prezime, Email, Telefon, Bilješke, Datum rođenja ili Alergije.
2. Za stupac koji ne želiš uvesti odaberi — preskoči stupac —.
3. Barem jedan stupac mora biti povezan s Ime i prezime.

Ispod je Pregled podataka: prvih 20 redaka tvoje datoteke, točno onako kako ih Appointa vidi. Ako ovdje primijetiš da je npr. telefon završio pod bilješkama, ispravi povezivanje iznad.

Gumb Natrag vraća te na odabir datoteke. Ako u ovom koraku zatvoriš panel, Appointa pita želiš li odbaciti promjene (Odbaci promjene) ili ostati (Ostani). Do klika na Uvezi klijente ništa se ne sprema.

Korak 3: GDPR potvrda i uvoz

1. Na dnu panela označi kvačicu „Potvrđujem da imam pravnu osnovu za obradu ovih podataka i da su klijenti upoznati s time (GDPR).” Bez nje gumb za uvoz ostaje neaktivan.
2. Klikni Uvezi klijente. Dok traje uvoz, gumb pokazuje „Uvozim...”.

Izvještaj o uvozu

Nakon uvoza panel prikazuje izvještaj:

• „N klijenata uvezeno” — koliko je novih kartica nastalo.
• „N preskočeno (duplikati)” — retci čiji email ili broj mobitela već ima neki klijent u adresaru ili neki raniji redak iste datoteke. Postojeće kartice se pri tome ne mijenjaju.
• Greške (N) — tablica sa stupcima Redak (broj retka u tvojoj datoteci) i Razlog.

Datum rođenja koji nije u podržanom obliku ne javlja grešku. Klijent se uveze bez datuma rođenja.

Gumb Preuzmi greške (CSV) sprema popis grešaka (broj retka, razlog i oznaka) kao datoteku import-errors.csv. Retke bez imena ispravi u svojoj datoteci, kopiraj ih u novu datoteku s istim nazivima stupaca i uvezi samo njih. Klijentima uvezenima bez emaila ili telefona podatak upiši na njihovoj kartici.

Gumb Gotovo zatvara panel, a novi klijenti su odmah u adresaru.

Poništavanje uvoza

Ako uvoz nije ispao kako treba (npr. krivo povezani stupci), poništi ga i ponovi:

1. U izvještaju klikni Poništi uvoz. Ako si panel već zatvorio, isti gumb je na vrhu stranice Klijenti, u okviru „Zadnji uvoz: N klijenata. Možeš ga poništiti do …”.
2. U prozoru „Poništiti uvoz?” („Svi klijenti iz ovog uvoza bit će arhivirani.”) klikni Poništi.
3. Pojavit će se poruka „Uvoz poništen — arhivirano klijenata: N”. U panelu piše „Ovaj uvoz je poništen.”, a okvir na stranici Klijenti nestaje.

Poništavanje radi po principu sve ili ništa: uklanja se cijeli uvoz, a ne pojedini klijenti. Uvezeni klijenti se arhiviraju, pa nestaju iz adresara i tražilice, a online rezervacija ih više ne prepoznaje (vidi Arhivirani klijenti). Nakon toga možeš ispraviti datoteku i uvesti je ponovno, a arhivirani klijenti neće je blokirati kao duplikati.

Uvoz se može poništiti samo:

• unutar 24 sata od uvoza,
• dok nijedan uvezeni klijent nema termin ni razgovor u Porukama. Čim neki od njih ima stvarnu povijest u sustavu, poništavanje više nije moguće, da se ta povijest ne izgubi („Uvoz se ne može poništiti — neki uvezeni klijenti već imaju termin ili poruke.”). Prazan razgovor, koji nastane kad u adresaru klikneš ikonu poruke uz klijenta ili na kartici klikneš Pošalji poruku, ne smeta: poništavanje ga briše.

Što se događa s uvezenim klijentima

• Uvoz klijentima ne šalje nikakvu poruku — ni email, ni SMS, ni obavijest.
• Uvezeni klijenti imaju status web, jer još nemaju Appointa račun.
• U poslovanju samo za članove uvezeni klijenti su već prihvaćeni. Kad se kasnije prijave i zatraže pristup s istim emailom ili brojem mobitela, Appointa ih poveže s uvezenom karticom bez čekanja na odobrenje (vidi Duplikati).
• Kad uvezeni klijent prvi put rezervira online s istim brojem mobitela, termin se veže uz njegovu uvezenu karticu.
• Za razliku od ručnog dodavanja, kod uvoza je dovoljno samo ime. Bez emaila i telefona takav klijent neće dobivati podsjetnike, pa nedostajuće kontakte dopuni kasnije.

Poruke o greškama

Česta pitanja

Koje podatke mogu uvesti?

Ime i prezime, email, telefon, datum rođenja, bilješke i alergije. Termini, ocjene, paketi i pečati vjernosti ne uvoze se. Povijest dolazaka gradi se od prvog termina u Appointi.

Dio redaka ima greške. Je li uvezeno išta?

Da. Ispravni retci se uvezu, a za neispravne dobivaš popis s brojem retka. Retci bez imena nisu uvezeni, dok se retci s neispravnim emailom ili telefonom uvezu bez tog podatka.

Što ako neki klijent već postoji u adresaru?

Redak s emailom ili brojem mobitela koji već ima neki klijent preskače se i broji među duplikatima. Postojeća kartica ostaje netaknuta.

Mogu li poništiti uvoz sutra?

Da, unutar 24 sata od uvoza. Na vrhu stranice Klijenti okvir sa zadnjim uvozom ima gumb Poništi uvoz. Okvir nestaje kad rok istekne ili kad neki uvezeni klijent dobije termin ili poruku. Nakon toga pogrešne podatke ispravi na karticama klijenata.

Dobit će uvezeni klijenti promocije?

Ne automatski. Promocije stižu kao push obavijest samo klijentima koji koriste aplikaciju Appointa. Uvoz ne znači da je klijent pristao na marketing (vidi Privatnost klijenata).