Podsjetnici i obavijesti

Appointa sama obavještava klijente o njihovim terminima, a tebe o novim rezervacijama i otkazima. Ništa ne moraš slati ručno. Na ovoj stranici opisana je svaka automatska obavijest: kada se šalje, kome i kojim kanalom (push, e-mail ili SMS). Saznat ćeš i što klijent može isključiti.

Prije nego počneš

• Obavijesti rade same od sebe u svim paketima i ništa ne treba uključivati. Nema prekidača za gašenje podsjetnika ni postavke koliko sati prije termina se šalju.
• Za klijente bez aplikacije biraš kanal: e-mail (besplatno) ili SMS (prepaid krediti). Vidi SMS obavijesti. Osim toga, pojedinom klijentu možeš isključiti SMS, a kod otkazivanja više termina odjednom biraš hoće li klijenti dobiti obavijest.
• Da bi obavijest imala kamo stići, klijent mora imati aplikaciju Appointa, e-mail adresu ili, ako koristiš SMS, broj mobitela. Kontakte upisuješ na kartici klijenta.

Kako Appointa bira kanal

Za svakog klijenta Appointa redom provjerava kanale i obavijest šalje prvim koji je dostupan:

SMS se koristi samo za pet obavijesti: podsjetnik, otkaz termina, pomak termina i dvije obavijesti liste čekanja. Sve ostale obavijesti klijentu bez aplikacije idu samo e-mailom.

U pravilu jedna obavijest ide jednim kanalom. Iznimke su otkaz termina od strane poslovanja, kad klijent s aplikacijom dobiva push i e-mail, te upitnici, koji uvijek idu e-mailom.

Hoće li klijenti bez aplikacije dobivati SMS ili e-mail, biraš prekidačem Šalji SMS obavijesti u Postavke → Rezervacije.

Obavijesti klijentu po događaju

„SMS ili e-mail" znači sljedeće: SMS ide ako su SMS obavijesti uključene, ima kredita, a klijent ima broj mobitela i nema isključen SMS. U svim ostalim slučajevima ide e-mail. Klijent bez aplikacije, bez e-maila i bez SMS-a obavijest ne dobiva.

Liste čekanja i upitnici opisani su na stranicama Lista čekanja i Upitnici i privole. Poklon-bonovi, program vjernosti, promocije i fiskalizirani računi imaju svoje obavijesti, opisane uz te funkcije.

Podsjetnik na termin

• Appointa svaki puni sat traži termine koji počinju za 23 do 25 sati i šalje im podsjetnik. Klijent ga zato dobiva otprilike dan prije, u približno isto doba dana kad je termin.
• Podsjetnik se za jedan termin šalje samo jednom, i to za termine sa statusom Na čekanju ili Potvrđeno.
• Termin rezerviran manje od otprilike 23 sata prije početka ne dobiva podsjetnik.
• Kod rezervacije za više osoba (npr. mama i dijete) stiže jedan podsjetnik osobi koja je rezervirala, s imenima svih osoba.
• Vrijeme u podsjetniku uvijek je po vremenskoj zoni poslovanja, gdje god klijent bio.

Što piše u podsjetniku:

Otkazivanje i pomicanje termina

• Jedan termin: kad otkažeš termin u kalendaru, Appointa klijentu uvijek šalje obavijest, ako ima aplikaciju ili kontakt. U polje Razlog otkazivanja (opcionalno) možeš upisati poruku klijentu. Klijent je vidi uz otkazani termin u aplikaciji Appointa. U e-mail i SMS o otkazu ta se poruka ne upisuje.
• Više termina odjednom: u Kalendar → Bulk akcije, u koraku Komunikacija s klijentima, nalazi se kvačica Pošalji obavijest klijentima. Uključena je po zadanom. Ako je isključiš, klijenti za te otkaze ne dobivaju obavijest. Više na stranici Otkazivanje dana.
• Pomicanje: klijent dobiva obavijest kad promijeniš vrijeme početka termina, povlačenjem u kalendaru ili izmjenom termina. Ako promijeniš samo djelatnika, obavijest se ne šalje. Ne šalje se ni za termine koji su otkazani, završeni ili označeni kao nedolazak.

Link za otkazivanje

E-mail potvrde termina, e-mail podsjetnika i SMS podsjetnika sadrže link kojim klijent sam otkazuje termin. Link radi do roka za otkazivanje iz pravila rezervacija. Ako je rok 2 sata, a termin je u 14:00, link prestaje raditi u 12:00. Nakon toga klijent se mora javiti tebi.

Kad klijent otkaže termin preko linka ili u aplikaciji, tim dobiva push Klijent je otkazao termin, a oslobođeno mjesto nudi se klijentima s liste čekanja.

Obavijesti tvom timu

Tim dobiva push obavijesti u aplikaciji Appointa Pro. Dobivaju ih svi članovi tima (vlasnik, voditelji i djelatnici), bez obzira na to čiji je termin.

Prekidače svaki član tima namješta za sebe u Appointa Pro, pod Profil → Notifikacije.

Za nove rezervacije i otkaze tim ne dobiva e-mail. Od obavijesti opisanih na ovoj stranici e-mailom stižu samo:

• zahtjev klijenta za pridruživanje, na adresu iz polja Kontakt email u postavkama poslovanja,
• upozorenje da su SMS krediti pri kraju, na e-mail vlasnika (vidi SMS obavijesti).

Što klijent može isključiti

Klijent s aplikacijom Appointa svoje obavijesti uređuje sam, pod Profil → Postavke notifikacija. Tamo ima dva prekidača, oba po zadanom uključena:

Kad klijent isključi Podsjetnike:

• podsjetnik mu ne stiže ni jednim kanalom (ni push, ni SMS, ni e-mail), pa se na njega ne troše ni SMS krediti,
• ne dobiva obavijest o isteku zahtjeva,
• push obavijesti o potvrdi, otkazu, pomaku i nedolasku mu ne stižu,
• otkaz koji napraviš ti i dalje mu stiže e-mailom, a ako nema aplikaciju na mobitelu, SMS-om ili e-mailom,
• pomak termina klijentu bez aplikacije na mobitelu i dalje stiže SMS-om ili e-mailom,
• potvrdu zahtjeva umjesto push obavijesti dobiva e-mailom.

E-mailovi iz ovog popisa stižu samo ako klijent ima e-mail adresu.

Kad klijent isključi Poruke, ne dobiva push za tvoje odgovore, ali ih vidi kad otvori aplikaciju.

Obavijesti s liste čekanja klijent u aplikaciji ne može isključiti.

Ti ne možeš mijenjati klijentove postavke. Klijentu koji ne želi SMS možeš ga isključiti na kartici klijenta. Vidi Isključivanje SMS-a za pojedinog klijenta.

Jezik i vrijeme u obavijestima

• Klijent koji ima račun dobiva obavijesti na jeziku koji je odabrao u svom računu (hrvatski ili engleski). Klijent bez računa dobiva ih na jeziku poslovanja.
• Datumi i vremena uvijek su po vremenskoj zoni poslovanja.
• Tekstovi obavijesti isti su za sva poslovanja i ne mogu se uređivati.

Demo poslovanje

U demo poslovanju obavijesti rade drugačije:

• e-mailovi se šalju samo na tvoju adresu, a izmišljeni demo klijenti ih ne dobivaju,
• SMS se nikad ne šalje,
• push obavijesti rade, pa ih možeš isprobati u aplikacijama Appointa Pro i Appointa.

Česta pitanja

Mogu li promijeniti kada se šalje podsjetnik?

Ne možeš. Podsjetnik stiže otprilike 24 sata prije termina i to se ne može podesiti.

Zašto klijent nije dobio podsjetnik?

Najčešći razlozi su:

• termin je rezerviran manje od otprilike 23 sata prije početka,
• klijent nema aplikaciju, nema upisan e-mail, a SMS mu ne ide,
• klijent je u aplikaciji isključio prekidač Podsjetnici,
• termin je otkazan prije slanja podsjetnika,
• termin je upisan bez klijenta (dolazak Bez najave).

Dobiva li klijent potvrdu kad ja upišem termin?

Ne dobiva. Termin koji upišeš u kalendar ne šalje potvrdu. Klijent dobiva samo podsjetnik oko 24 sata prije termina, a e-mail s upitnikom ako usluga ima upitnik.

Dobiva li klijent e-mail potvrdu nakon online rezervacije?

Kod izravne potvrde ne dobiva. Potvrdu vidi na zaslonu, a ako ima aplikaciju, dobiva i push. E-mail potvrdu s detaljima dobiva klijent bez aplikacije kad potvrdiš njegov zahtjev na čekanju.

Dobivam li e-mail kad netko rezervira termin?

Ne dobivaš. Nove rezervacije i otkazi stižu kao push u aplikaciju Appointa Pro, a na webu ih vidiš u kalendaru.