Politika privatnosti

1. Tko smo

Voditelj obrade osobnih podataka opisane u ovoj politici je CODEVO, obrt za računalne i druge usluge, vl. Ivan Babić, Krotovica 16, 10040 Zagreb, Hrvatska, OIB 00448210519 (u daljnjem tekstu: „mi”). Appointa je naziv proizvoda; pruža ga CODEVO, koji vodi i stranice appointa.hr.

Za sva pitanja o privatnosti piši na [email protected]. Službenika za zaštitu podataka nismo imenovali jer za nas ta obveza ne postoji.

2. Na koga se politika odnosi i tko je voditelj obrade

• Korisnici poslovanja i kupci (vlasnici, upravitelji i djelatnici salona i drugih poslovanja koji koriste Appointu te privatne osobe, tvrtke i obrti koji kupuju plaćene pakete i SMS pakete): za podatke računa, naplate i komunikacije s nama voditelj obrade smo mi.
• Klijenti poslovanja (osobe koje rezerviraju termine): podatke o terminima, kontakt podatke, bilješke, odgovore na obrasce i račune koje ti poslovanje izda obrađujemo u ime poslovanja, koje je voditelj obrade. Pitanja i zahtjeve za te podatke uputi poslovanju; ako se obratiš nama, proslijedit ćemo ih. Za podatke tvog korisničkog računa u aplikaciji Appointa (prijava, profil, omiljena poslovanja, obavijesti na uređaju) voditelj obrade smo mi.
• Posjetitelji stranica appointa.hr.
• Poslovni kontakti kojima se obraćamo radi ponude usluge (vidi poglavlje 3).

3. Koje podatke obrađujemo, zašto i na kojoj osnovi

Korisnički račun. Ime, e-mail, telefon (ako ga uneseš), lozinka u obliku sažetka (scrypt), podaci o prijavi preko Googlea ili Applea te postavke dvofaktorske prijave. Svrha je otvaranje računa i prijava; osnova je ugovor (čl. 6. st. 1. t. b GDPR-a).

Poslovanje i naplata. Naziv poslovanja, kontakt podaci, radno vrijeme, usluge i djelatnici; podaci o pretplati i uplatama; podaci za račun: kupuješ li kao privatna osoba ili kao tvrtka ili obrt, za privatnu osobu ime i prezime, adresa i država, a za tvrtku ili obrt naziv, adresa sjedišta, država te OIB (Hrvatska), PDV identifikacijski broj (druge države EU) ili porezni broj (države izvan EU) ako ga upišeš, uz e-mail za račune. OIB privatne osobe ne tražimo. Država kupca ujedno je dokaz mjesta isporuke za porezne svrhe. Podatke o kartici upisuješ izravno kod Stripea; mi ih ne vidimo i ne spremamo. Račune izdajemo i fiskaliziramo u vlastitom sustavu Codevo Fiskal, na poslužiteljima u EU. Poreznoj upravi pritom dostavljamo podatke o računu (broj, datum i vrijeme, iznos, način plaćanja i naš OIB), bez imena i e-mail adrese privatne osobe; za račun tvrtki ili obrtu dostavljamo i OIB kupca kad to propis traži. Svrha je pružanje i naplata usluge te izdavanje i fiskalizacija računa; osnova je ugovor i zakonska obveza (čl. 6. st. 1. t. b i c).

Dokaz prihvaćanja uvjeta i izjava kupca. Koji dokument i koju verziju je netko prihvatio, kada, s koje IP adrese i s kojim preglednikom. Na isti način bilježimo izbor „tvrtka ili obrt” u podacima za račun, kojim kupac izjavljuje da kupuje za svoju djelatnost, te izjavu potrošača da traži da pretplata ili SMS paket počne odmah. Svrha je dokazivanje sklopljenog ugovora i danih izjava te ostvarivanje i obrana pravnih zahtjeva; naš je interes moći dokazati što je ugovoreno. Osnova je legitimni interes (čl. 6. st. 1. t. f).

Jednostrani raskid ugovora (potrošači). Kad odustaneš od kupnje (u aplikaciji, na stranici Raskid ugovora, obrascem, e-mailom ili poštom), bilježimo ime i prezime, e-mail adresu, poslovanje i kupnju na koju se raskid odnosi, sadržaj izjave, datum i vrijeme primitka te, kad izjavu pošalješ u aplikaciji ili na stranici za raskid, IP adresu i preglednik. Na tvoju e-mail adresu bez odgode šaljemo potvrdu primitka, a zatim bilježimo povrat novca. Potrošaču nakon kupnje e-mailom šaljemo i potvrdu kupnje s njegovom izjavom, Uvjetima korištenja i obrascem za jednostrani raskid ugovora. Svrha je provedba raskida, dokaz da smo ga zaprimili i proveli te potvrde koje potrošaču moramo dati na trajnom mediju, kako traži Zakon o zaštiti potrošača; osnova je zakonska obveza (čl. 6. st. 1. t. c).

Komunikacija s nama. Poruke poslane e-mailom, kontakt obrascem ili kroz podršku u aplikaciji. Pitanja koja postaviš AI asistentu šalju se pružatelju modela (Anthropic) radi generiranja odgovora; razgovore s asistentom ne spremamo. Osnova je ugovor ili legitimni interes. Pisane prigovore upisujemo u evidenciju prigovora (tko je prigovor podnio i kada, sadržaj, potvrda primitka i naš odgovor), kako traži Zakon o zaštiti potrošača; osnova je zakonska obveza.

Tehnički zapisi. Zapisi zahtjeva (metoda i putanja, e-mail prijavljenog korisnika, skraćena IP adresa i preglednik), zapisi grešaka i statistika prometa sa skraćenom IP adresom. Svrha je sigurnost, sprječavanje zlouporabe i otklanjanje grešaka; osnova je legitimni interes.

Analitika i oglašavanje (samo uz privolu). Nakon što u banneru prihvatiš kolačiće, učitavaju se Google Analytics 4 (na svim stranicama, uključujući stranice poslovanja za rezervaciju i administraciju) i Meta Pixel (na stranicama appointa.hr i stranicama za registraciju). Tada bilježimo i izvor dolaska (UTM oznake, oznaka klika oglasa, početna stranica). Za korisnike poslovanja koji se registriraju ili pretplate Googleu i Meti šaljemo i događaj konverzije uz sažetak e-mail adrese i korisničkog ID-a. Osnova je privola (čl. 6. st. 1. t. a), koju možeš povući u svakom trenutku (poglavlje 4).

Poslovni kontakti (prodaja). Podatke o poslovanjima kojima se obraćamo (naziv, djelatnost, grad, telefon, e-mail, ime vlasnika, podaci iz javnih registara) i bilješke o razgovorima vodimo u internom CRM-u. Poziv snimamo samo uz pristanak sugovornika na početku razgovora. Snimku pretvaramo u tekst na vlastitom poslužitelju, a tekst šaljemo pružatelju modela Anthropic radi izrade bilješke. Osnova je legitimni interes izravnog oglašavanja poslovnim subjektima; prigovor možeš uložiti u svakom trenutku i tada te više ne kontaktiramo.

Podaci klijenata poslovanja. Kao izvršitelj obrade za poslovanje obrađujemo ime, kontakt podatke, termine, bilješke, podatke iz obrazaca (koji mogu uključivati i podatke o zdravlju), poruke, recenzije i račune koje poslovanje izda preko Appointe, šaljemo obavijesti e-mailom, SMS-om i push porukama te klijentima dostavljamo račune u aplikaciji ili e-mailom. Svrhe i osnovu određuje poslovanje; uvjeti su opisani u Ugovoru o obradi podataka.

Računi poslovanja klijentima (fiskalizacija). Poslovanje na paketu Pro ili Premium može svojim klijentima izdavati račune preko Appointe. Račune izdaje i fiskalizira programsko rješenje Codevo Fiskal, koje također proizvodimo i održavamo mi, na poslužiteljima u EU. Podatke obveznika koje poslovanje unese (OIB, naziv, adresa, e-mail) obrađujemo radi pružanja te usluge; osnova je ugovor. Podatke na računima i o njihovoj fiskalizaciji (stavke, iznosi, način plaćanja, ime i e-mail klijenta kojem je račun izdan te ime i OIB djelatnika koji ga izdaje) obrađujemo u ime poslovanja kao izvršitelj obrade, prema Ugovoru o obradi podataka i Dopuni uvjeta — fiskalizacija. Podatke o svakom računu, uključujući OIB poslovanja i OIB djelatnika koji ga izdaje, dostavljamo Poreznoj upravi jer to propisuje Zakon o fiskalizaciji. FINA certifikat i njegovu lozinku Appointa ne sprema; privatni ključ certifikata čuva se šifrirano u sustavu Codevo Fiskal i služi samo za potpisivanje računa poslovanja.

Podaci za kupnju i račun potrebni su za sklapanje ugovora i izdavanje računa; bez njih ne možemo prodati plaćeni paket, dodatna mjesta ni SMS paket.

Ne donosimo odluke isključivo automatiziranom obradom, uključujući izradu profila, koje bi za tebe imale pravne ili slično značajne učinke. Jedine automatske posljedice su one iz ugovora, npr. prelazak poslovanja na Starter kad pretplata prestane.

4. Kolačići i slične tehnologije

Nužni kolačići rade uvijek i za njih privola nije potrebna:

• sesija prijave (appointa.session_token, 7 dana, produljuje se korištenjem) i kolačići dvofaktorske prijave (10 minuta, odnosno 30 dana za „zapamti uređaj”);
• tvoj izbor u banneru (appointa.consent, 180 dana);
• jezik (NEXT_LOCALE), tema prikaza (appointa.theme, 1 godina) i odabrana lokacija u administraciji (appointa_location_id, 1 godina).

Kolačići uz privolu: Google Analytics (_ga, _ga_*), Meta (_fbp, _fbc) i izvor dolaska (appointa.attribution, 30 dana).

Privolu daješ ili odbijaš u banneru, a izbor možeš promijeniti ili privolu povući u svakom trenutku putem poveznice „Postavke kolačića” u podnožju stranice: banner se ponovno prikaže i možeš odabrati „Odbijam”. Povlačenje ne utječe na zakonitost obrade prije povlačenja. Odabirom „Odbijam” brišemo i zabilježeni izvor dolaska s naših poslužitelja i prestajemo slati događaje konverzije. Kolačiće možeš obrisati i u pregledniku.

Mobilne aplikacije ne koriste oglasne alate. U izdanjima iz trgovina aplikacija uključen je Firebase Crashlytics, koji Googleu šalje izvještaje o rušenju aplikacije bez korisničkog identifikatora. Aplikacije učitavaju fontove s Googleovih poslužitelja, pa Google pritom vidi IP adresu uređaja.

5. Primatelji podataka

Podatke dijelimo samo s pružateljima koji nam pomažu pružati uslugu, u opsegu potrebnom za njihovu zadaću:

Primatelj	Svrha	Lokacija
Hetzner Online GmbH	Poslužitelji, baza podataka i sigurnosne kopije	EU
Cloudflare, Inc.	DNS, zaštita od napada, prosljeđivanje e-maila na [email protected]	Globalno
Resend	Slanje e-mailova	SAD
Infobip	Slanje SMS poruka (samo ako ih poslovanje koristi)	EU
Google (Firebase Cloud Messaging, Crashlytics, Fonts)	Push obavijesti, izvještaji o rušenju, fontovi u aplikacijama	Globalno
Apple Inc.	Push obavijesti na iOS uređajima, prijava preko Applea	Globalno
Google (prijava, Gmail)	Prijava preko Googlea; poštanski sandučić [email protected]	Globalno
Stripe	Kartična naplata pretplata i SMS paketa	Globalno
Anthropic PBC	AI asistent; bilješke iz prodajnih razgovora	SAD
Google (Analytics 4, Ads) i Meta Platforms	Mjerenje posjeta i oglasa, samo uz privolu	Globalno
YouTube (Google)	Videozapisi na stranicama appointa.hr; učitava se tek kad pokreneš video, a sličice videozapisa učitavaju se s Googleovih poslužitelja	Globalno
Porezna uprava	Fiskalizacija naših računa i računa koje poslovanja izdaju preko Appointe, zakonska obveza	Hrvatska

Podatke ne prodajemo i ne koristimo ih za treniranje AI modela.

6. Prijenos izvan EU

Neki od navedenih primatelja podatke obrađuju i izvan Europskog gospodarskog prostora, uglavnom u SAD-u. Prijenos se temelji na odluci Europske komisije o primjerenosti (EU–US Data Privacy Framework) za primatelje koji su u taj okvir uključeni, a inače na standardnim ugovornim klauzulama Europske komisije. Kopiju tih zaštitnih mjera možeš zatražiti na [email protected].

7. Koliko dugo čuvamo podatke

• Korisnički račun: dok postoji. Brisanjem računa u aplikaciji uklanjamo ime, telefon i sliku profila, odjavljujemo sve uređaje i anonimiziramo tvoje podatke kod poslovanja. Za potpuno brisanje preostalih podataka (npr. e-mail adrese računa) piši na [email protected]; izvršavamo ga u roku od 30 dana.
• Računi i evidencija uplata: do isteka 10 godina od kraja godine na koju se odnose (do oko 11 godina).
• Računi koje poslovanja izdaju klijentima preko Appointe: najmanje 11 godina, i nakon što poslovanje isključi fiskalizaciju ili prestane koristiti Appointu. Brisanjem korisničkog računa klijenta uklanja se samo veza računa s tim korisničkim računom; račun ostaje u evidenciji poslovanja.
• Dokaz prihvaćanja uvjeta i izjave kupca: dok traje ugovor i 5 godina nakon njegova prestanka, a ako nastane spor, do njegova okončanja.
• Zahtjevi za jednostrani raskid ugovora: 5 godina od raskida; povrat novca i povezani računi čuvaju se kao i ostali računi.
• Prigovori: godinu dana od primitka, a ako iz prigovora nastane spor, do njegova okončanja.
• Ostala komunikacija s nama: dok traje ugovor i 5 godina nakon njegova prestanka; ako s nama nemaš ugovor, godinu dana od zadnje poruke.
• Zapisi zahtjeva i statistika prometa: 90 dana (brišu se po mjesecima, pa najviše oko 120 dana). Zapisi grešaka: 1 godinu.
• Izvor dolaska (uz privolu): do povlačenja privole.
• Odgovori na obrasce poslovanja: brišu se automatski 24 mjeseca nakon termina.
• Snimke prodajnih poziva: 30 dana od poziva; tekst i bilješke dok ne uložiš prigovor ili dok nam više nisu potrebni.
• Sigurnosne kopije: dnevne kopije baze podataka čuvaju se 21 dan, a sustavne kopije najdulje 6 mjeseci. Kopije podataka u Codevo Fiskalu, u kojem se izdaju i fiskaliziraju računi, čuvaju se najdulje 13 mjeseci. Dodatna kopija datoteka (fotografije, logotipi, snimke) ne rotira se automatski; iz nje podatke brišemo na zahtjev.

Podatke koje moramo čuvati po zakonu ne brišemo prije isteka zakonskog roka, ni kad to zatražiš; do tada ih samo čuvamo i ne koristimo u druge svrhe.

8. Tvoja prava

Imaš pravo:

• na pristup svojim podacima i njihovu kopiju;
• na ispravak netočnih podataka;
• na brisanje, npr. kad podaci više nisu potrebni, kad povučeš privolu ili kad obrada nije zakonita;
• na ograničenje obrade;
• na prenosivost podataka koje smo dobili od tebe, u uobičajenom strojno čitljivom obliku;
• na prigovor na obradu koja se temelji na legitimnom interesu;
• povući privolu u svakom trenutku, bez utjecaja na zakonitost obrade prije povlačenja.

Prigovor na izravno oglašavanje uvijek uvažavamo.

Zahtjev pošalji na [email protected], po mogućnosti s e-mail adrese svog korisničkog računa. Ako ne možemo potvrditi da je zahtjev tvoj, zatražit ćemo dodatnu potvrdu. Odgovaramo bez odgode, a najkasnije u roku od mjesec dana; za složene zahtjeve rok možemo produljiti za još dva mjeseca, o čemu ćemo te obavijestiti. Ostvarivanje prava je besplatno. Za podatke kod pojedinog poslovanja (termini, bilješke, obrasci) zahtjev uputi tom poslovanju; ako ga pošalješ nama, proslijedit ćemo ga bez odgode.

Ako smatraš da tvoje podatke obrađujemo protivno propisima, možeš podnijeti pritužbu Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP), Selska cesta 136, 10000 Zagreb, azop.hr, ili nadzornom tijelu u državi članici EU u kojoj živiš ili radiš ili u kojoj je došlo do povrede. Možeš nam se najprije javiti i pokušat ćemo riješiti problem, ali ne moraš.

9. Sigurnost

Podatke štitimo tehničkim i organizacijskim mjerama: šifriranim prometom (TLS), zaštitom od napada preko Cloudflarea, vatrozidom i pristupom poslužitelju samo ključem, razdvajanjem podataka po poslovanjima, ulogama korisnika, sažecima lozinki, dvofaktorskom prijavom, zapisima osjetljivih radnji i redovitim sigurnosnim kopijama. Detaljan popis mjera nalazi se u Ugovoru o obradi podataka.

10. Izmjene politike

Verzija i datum stupanja na snagu navedeni su na vrhu stranice. O bitnim izmjenama obavještavamo e-mailom i u aplikaciji prije nego što počnu vrijediti.