Pregled kalendara

Kalendar prikazuje sve termine tvog poslovanja na jednom mjestu: tko radi, kad je slobodan i u kojem je stanju svaki termin. Na ovoj stranici naučit ćeš kako se kretati po datumima, kako čitati dnevni, tjedni i mjesečni prikaz, što znače boje i ikone na terminima te kako termin premjestiti povlačenjem mišem.

Prije nego počneš

• Kalendar vide sve uloge: vlasnik, voditelj i djelatnik. Svi vide stupce svih djelatnika, ne samo svoj.
• U poslovanju mora postojati barem jedan djelatnik. Dok ga nema, umjesto rasporeda piše „Dodaj djelatnika u Postavkama → Djelatnici prije nego što počneš s terminima.” Djelatnika dodaješ u izborniku Djelatnici (vidi Djelatnici).
• Da bi kalendar zasivio vrijeme kad djelatnik ne radi, djelatnik treba imati upisano radno vrijeme (vidi Radno vrijeme i odsutnosti).

Otvaranje kalendara

1. U bočnom izborniku odaberi Kalendar.
2. Otvara se današnji dan u dnevnom prikazu, sa stupcem za svakog djelatnika.
3. Klikni prazno polje za novi termin ili klikni postojeći termin za njegov detalj.

Kalendar se osvježava sam. Kad klijent rezervira online, kad kolega promijeni termin na drugom računalu ili u aplikaciji Appointa Pro, promjena se pojavi bez ponovnog učitavanja stranice.

Alatna traka

Iznad kalendara nalazi se alatna traka s istim gumbima u svim prikazima.

Odabrani datum i prikaz zapisuju se u adresu stranice. Ako link kopiraš i pošalješ kolegi ili ga spremiš kao oznaku u pregledniku, otvorit će se isti dan u istom prikazu.

Dnevni prikaz

Dnevni prikaz je zadani i jedini u kojem upisuješ i uređuješ termine. Svaki djelatnik ima svoj stupac, a lijevo je vremenska skala.

Zaglavlje stupca

U zaglavlju stupca vidiš fotografiju djelatnika (ili inicijale u njegovoj boji), ime i radno vrijeme za taj dan. Podijeljena smjena ispisuje se kao „09:00–13:00, 17:00–21:00”. Umjesto vremena može pisati:

Ikona sata desno u zaglavlju (Posebna smjena za ovaj dan) otvara izmjenu smjene samo za taj datum: možeš označiti Ne radi ovaj dan, dodati smjenu gumbom Dodaj smjenu ili se gumbom Vrati na rutinu vratiti na redovni raspored. Posebnu smjenu spremaju vlasnik i voditelj. Smjena mora biti unutar radnog vremena lokacije za taj dan u tjednu; inače se javlja „Greška pri spremanju.” Ako djelatnik u razdoblju koje zatvaraš već ima termine, Appointa te upozori („Djelatnik već ima termine”) i traži potvrdu Svejedno spremi — termini se pritom ne otkazuju sami.

Vremenska mreža

• Mreža pokriva vrijeme od 08:00 do 20:00 i podijeljena je na polja od 30 minuta. Raspon je isti za sva poslovanja i ne prilagođava se radnom vremenu.
• Vrijeme u kojem djelatnik ne radi (izvan smjene, godišnji, poseban dan) blago je zasivljeno. Zasivljena polja i dalje su klikabilna: termin izvan radnih sati djelatnika smiješ upisati, ali online rezervacija klijentima to vrijeme ne nudi. Iznimka je dan u tjednu na koji djelatnik po tjednom rasporedu uopće ne radi — takav termin Appointa ne sprema.
• Kad na dan nema nijednog termina, na sredini mreže piše „Nema termina za ovaj dan” i „Slobodan dan — ili prilika da dodaš termin ručno.”
• Termini koji se vremenski preklapaju u istom stupcu (npr. otkazani i novi termin u isto vrijeme) prikazuju se jedan pokraj drugoga, pa je svaki vidljiv i klikabilan.

Blok termina

Svaki termin je blok čija visina odgovara trajanju. U bloku piše vrijeme početka, ime klijenta i naziv usluge. Ako klijent nema upisano ime, umjesto njega piše njegova e-mail adresa, a bez nje broj telefona. Termin bez povezanog klijenta umjesto imena nosi oznaku Bez najave (vidi Dolazak bez najave). Klik na blok otvara detalj termina.

Boje i oznake

Boja podloge bloka pokazuje status termina, a obojeni lijevi rub pokazuje djelatnika (boju iz polja Boja (opcionalno) u obrascu djelatnika, u izborniku Djelatnici). Tako na prvi pogled vidiš i čiji je termin i u kojem je stanju.

Što svaki status znači i kako ga mijenjaš, opisano je na stranici Detalj termina i statusi.

Desno u bloku mogu stajati male ikone:

Grupni termini (usluge s više mjesta, npr. pilates ili radionica) prikazuju se kao jedan blok s nazivom usluge i brojem zauzetih mjesta, npr. „4/12”. Klik na takav blok otvara popis prijavljenih (vidi Grupni termini).

Tjedni prikaz

Klikni Tjedan u alatnoj traci. Prikaz počinje ponedjeljkom i ima stupac za svaki dan u tjednu, s istom vremenskom skalom od 08:00 do 20:00.

• Termini svih djelatnika stoje u stupcu dana, obojeni blagom nijansom boje djelatnika, s njegovom sličicom i vremenom početka. Termini u isto vrijeme slažu se jedan pokraj drugoga; kad je kartica preuska, sličica se izostavlja da vrijeme početka ostane čitljivo.
• Grupni termin i ovdje je jedna kartica: vrijeme početka, broj zauzetih mjesta (npr. „6/10”) i naziv usluge.
• Otkazani termini se u tjednom prikazu ne prikazuju.
• Današnji dan istaknut je bojom u zaglavlju, a dan od kojeg si krenuo dodatno je osjenčan.
• Tjedni prikaz služi za pregled. Klik na zaglavlje dana ili na bilo koji termin otvara taj dan u dnevnom prikazu, gdje termin uređuješ. Isto piše i u napomeni ispod tablice: „Klikni dan ili termin za dnevni prikaz.”

Mjesečni prikaz

Klikni Mjesec. Mjesec se prikazuje kao mreža od šest tjedana (ponedjeljak–nedjelja), a dani susjednih mjeseci su prigušeni.

• U svakom danu piše broj termina, npr. „5 termina”. Otkazani termini se ne broje. Na uskom zaslonu mobitela piše samo broj.
• Današnji datum ima obojeni kružić.
• Klik na dan otvara taj dan u dnevnom prikazu.

Mjesečni prikaz koristi se za brzu procjenu popunjenosti: koji su dani gusti, a gdje ima mjesta za akciju ili godišnji.

Pogled po resursima

U dnevnom prikazu iznad mreže je prekidač Osoblje | Resursi. Pogled Resursi koristan je ako poslovanje radi s resursima (sobe, uređaji, vozila).

• U pogledu Resursi svaki resurs ima svoj stupac u svojoj boji, a u njemu su termini koji taj resurs drže. Termini bez resursa u tom pogledu se ne vide.
• Blokade resursa (čišćenje, održavanje, servis) prikazuju se kao sive trake s upisanim razlogom ili oznakom Blokada.
• Termin možeš povući u stupac drugog resursa. Ako to nije moguće, termin se ne pomiče i javlja se „Resurs je tada zauzet — termin nije premješten.” ili „Odabrani resurs nije dostupan za tu uslugu — termin nije premješten.”
• Novi termin upisuješ samo u pogledu Osoblje. Stupci resursa nemaju klikabilna polja.
• Odabrani pogled pamti se u adresi stranice i ostaje nakon osvježavanja.

Ako resursa još nema, piše „Još nema resursa. Dodajte ih pod Resursi.” Više o resursima pročitaj na stranici Resursi.

Više lokacija

Ako poslovanje ima dvije ili više lokacija, u bočnom izborniku ispod naziva poslovanja pojavljuje se izbornik lokacija. Odaberi lokaciju i kalendar prikazuje samo njezine djelatnike i termine. Odabirom Sve lokacije vidiš sve. Izbor se pamti u pregledniku i vrijedi i za ostale stranice administracije. Više na stranici Lokacije.

Premještanje termina povlačenjem

U dnevnom prikazu termin možeš uhvatiti mišem i povući:

• gore ili dolje — mijenja vrijeme, u koracima od 30 minuta, unutar mreže od 08:00 do 20:00
• lijevo ili desno — premješta termin drugom djelatniku (u pogledu Resursi: drugom resursu)

Postupak:

1. Uhvati blok termina i povuci ga na novo mjesto.
2. Pusti tipku miša. Termin se odmah prikaže na novom mjestu i pojavi se poruka „Termin premješten.”
3. Ako ga spustiš u vrijeme kad djelatnik ne radi, Appointa pita „Djelatnik ne radi u to vrijeme”. Klikni Premjesti svejedno ili Odustani.

Ako se novo vrijeme preklapa s drugim terminom tog djelatnika, termin se vraća na staro mjesto uz poruku „Termin se preklapa s drugim — nije premješten.” Trajanje termina ostaje isto.

Ne mogu se povlačiti otkazani termini, termini označeni kao no-show i grupni termini. Na mobitelu i tabletu povlačenje je isključeno da ne bi slučajno pomaknuo termin dok listaš — tamo termin premještaš gumbom Promijeni termin u detalju termina (vidi Promjena termina).

Što vidi djelatnik, a što vlasnik

Kalendar na mobitelu

Web kalendar radi i u pregledniku na mobitelu: mreža se lista vodoravno, a termin otvaraš dodirom. Za svakodnevni rad s mobitela praktičnija je aplikacija Appointa Pro (vidi Appointa Pro).

Česta pitanja

Zašto ne vidim otkazane termine u tjednom prikazu?

Tjedni i mjesečni prikaz namjerno izostavljaju otkazane termine da bi pokazali stvarnu popunjenost. Otkazane termine vidiš u dnevnom prikazu, precrtane.

Zašto online rezervacija ne nudi vrijeme koje je u kalendaru prazno?

Online rezervacija nudi samo vrijeme unutar radnog vremena djelatnika, a poštuje i pravila rezervacija (npr. koliko unaprijed klijent smije rezervirati). Provjeri radno vrijeme, odsutnosti i posebne smjene djelatnika, pravila rezervacija (vidi Pravila rezervacija) te je li djelatniku povezan privatni kalendar koji blokira to vrijeme (vidi Povezivanje kalendara).

Mogu li promijeniti raspon sati u mreži?

Ne. Mreža uvijek prikazuje od 08:00 do 20:00. Termin izvan tog raspona ipak možeš upisati: u obrascu Novi termin polje Početak nudi bilo koje doba dana (vidi Polja obrasca Novi termin). Takav termin se sprema normalno, ali ga dnevna i tjedna mreža ne prikazuju ispravno. Termine vezane uz klijenta pratiš u popisu Povijest termina na kartici klijenta, a u mjesečnom prikazu ulaze u broj termina dana.

Moram li osvježavati stranicu da vidim nove rezervacije?

Ne. Kalendar se sam osvježi kad stigne nova rezervacija ili kad netko promijeni termin.