Ugovor o obradi podataka (DPA)

1. Strane i sklapanje

Voditelj obrade je poslovanje koje koristi Appointu, određeno podacima u svom računu i podacima za račun (u daljnjem tekstu: „poslovanje”).

Izvršitelj obrade je CODEVO, obrt za računalne i druge usluge, vl. Ivan Babić, Krotovica 16, 10040 Zagreb, OIB 00448210519, e-mail [email protected] (u daljnjem tekstu: „izvršitelj”).

Ovaj ugovor sklapa se u skladu s čl. 28. Opće uredbe o zaštiti podataka (GDPR) i sastavni je dio Uvjeta korištenja. Poslovanje ga prihvaća elektronički, pri otvaranju računa ili u aplikaciji, preko osobe ovlaštene za zastupanje.

2. Predmet, narav, svrha i trajanje obrade

Predmet: pružanje usluge Appointa — rezervacije i kalendar, evidencija klijenata, obavijesti klijentima (e-mail, SMS, push), obrasci za klijente, poruke, recenzije, programi vjernosti, paketi i bonovi te, ako poslovanje uključi fiskalizaciju, izdavanje i fiskalizacija računa klijentima u programskom rješenju Codevo Fiskal i njihova dostava klijentima.

Narav obrade: prikupljanje preko stranica za rezervaciju i aplikacija, pohrana, organizacija, pregled, izmjena, slanje obavijesti, izdavanje računa i njihova dostava Poreznoj upravi radi fiskalizacije, izvoz i brisanje.

Svrha: isključivo pružanje usluge poslovanju prema njegovim uputama.

Trajanje: dok poslovanje koristi Appointu te do brisanja ili vraćanja podataka prema poglavlju 10.

3. Vrste podataka i kategorije ispitanika

Klijenti poslovanja: ime i prezime; kontakt podaci (telefon, e-mail); podaci o terminima (usluga, djelatnik, vrijeme, cijena, status, otkazivanja); bilješke, preferencije, alergije i datum rođenja ako ih poslovanje unese; poruke; recenzije; podaci o vjernosti, paketima i bonovima; odgovori na obrasce; računi koje poslovanje izda (stavke, iznosi, način plaćanja, broj i fiskalni podaci računa); tokeni uređaja za push obavijesti.

Djelatnici i drugi korisnici poslovanja: ime, e-mail, telefon, fotografija, radno vrijeme i uloga; za djelatnike koji izdaju račune i osobni OIB i operaterska oznaka.

Posebne kategorije podataka (čl. 9. GDPR-a). Obrasci za klijente mogu sadržavati podatke o zdravlju (npr. alergije, lijekovi, trudnoća, ozljede, stanje kože), a isto vrijedi za polje alergija u profilu klijenta. Takve podatke obrađujemo samo ako ih poslovanje prikuplja. Poslovanje osigurava pravnu osnovu, u pravilu izričitu privolu klijenta (čl. 9. st. 2. t. a): ugrađeni predlošci obrazaca s podacima o zdravlju sadrže polje za privolu, a u vlastite obrasce poslovanje ga mora dodati samo. Poslovanje procjenjuje je li potrebna procjena učinka na zaštitu podataka (čl. 35.), a izvršitelj pomaže prema poglavlju 8.

4. Upute poslovanja

Izvršitelj obrađuje osobne podatke samo prema dokumentiranim uputama poslovanja, uključujući prijenose u treće zemlje. Upute su ovaj ugovor, Uvjeti korištenja te postavke i radnje poslovanja u aplikaciji (unos, izmjena i brisanje podataka, slanje obavijesti, izvoz).

Iznimka je obrada koju propisuje pravo Unije ili Republike Hrvatske; tada izvršitelj o tome obavješćuje poslovanje prije obrade, osim ako to pravo zabranjuje.

Uključivanjem fiskalizacije poslovanje daje uputu da se njegovi računi izdaju i fiskaliziraju u programskom rješenju Codevo Fiskal, koje proizvodi i održava izvršitelj, da se podaci o svakom računu, uključujući OIB poslovanja i OIB djelatnika koji ga izdaje, dostavljaju Poreznoj upravi, kako propisuje Zakon o fiskalizaciji, i da se izdani računi čuvaju najmanje 11 godina, kako je opisano u Dopuni uvjeta — fiskalizacija. Porezna uprava te podatke prima kao tijelo javne vlasti, a ne kao podizvršitelj.

Ako izvršitelj smatra da neka uputa krši GDPR ili druge propise o zaštiti podataka, odmah o tome obavješćuje poslovanje.

Izvršitelj podatke klijenata ne koristi za vlastite svrhe, ne prodaje ih i ne koristi ih za treniranje AI modela.

5. Povjerljivost

Pristup podacima imaju samo osobe kojima je potreban za pružanje usluge: vlasnik obrta i, po potrebi, suradnici koji su se obvezali na povjerljivost ili podliježu zakonskoj obvezi povjerljivosti.

6. Sigurnost obrade

Izvršitelj primjenjuje mjere iz čl. 32. GDPR-a, uključujući:

• Smještaj: poslužitelji i sigurnosne kopije kod Hetzner Online GmbH u Europskoj uniji; promet prolazi kroz Cloudflare (zaštita od napada, pristup poslužitelju dopušten samo preko Cloudflarea).
• Šifriranje prijenosa: TLS 1.2 i 1.3, HSTS.
• Zaštita poslužitelja: vatrozid, pristup samo SSH ključem, blokada ponovljenih pokušaja prijave; baza podataka, predmemorija i pohrana datoteka nisu dostupni izvana. Javne slike (logotipi, fotografije usluga, profilne slike) dostupne su preko nepredvidivih poveznica.
• Kontrola pristupa: podaci su odvojeni po poslovanjima na razini aplikacije; uloge vlasnik, upravitelj i djelatnik; lozinke se spremaju kao sažetak (scrypt); dvofaktorska prijava dostupna je svim korisnicima s lozinkom, a obvezna za administratorski pristup izvršitelja; ograničenja broja zahtjeva.
• Zapisi: osjetljive radnje (pregled odgovora na obrasce, pristup administratora izvršitelja računu poslovanja, brisanje poslovanja, izmjene podataka za naplatu) bilježe se u zapisnik.
• Fiskalizacija: pristupni ključ i tajna za Codevo Fiskal čuvaju se šifrirano (AES-256-GCM); FINA certifikat i njegova lozinka ne spremaju se u Appointi, a privatni ključ certifikata čuva se šifrirano u sustavu Codevo Fiskal i koristi samo za potpisivanje računa poslovanja.
• Smanjenje podataka: odgovori na obrasce brišu se automatski 24 mjeseca nakon termina; zapisi zahtjeva čuvaju se 90 dana sa skraćenom IP adresom.
• Sigurnosne kopije: dnevne kopije baze (21 dan), šifrirane sustavne kopije (do 6 mjeseci) i šifrirano kontinuirano arhiviranje baze s mogućnošću povrata na određeni trenutak; potpuni povrat testiran 26. 6. 2026.
• Održavanje: automatsko praćenje i tjedno ažuriranje ovisnosti, uz odmah primijenjene sigurnosne zakrpe; sigurnosni pregled proveden 26. 6. 2026.

Izvršitelj mjere prilagođava razvoju tehnike i rizicima i o bitnim izmjenama obavješćuje poslovanje.

7. Podizvršitelji

Poslovanje daje opće ovlaštenje za angažiranje podizvršitelja. Trenutni podizvršitelji su:

Podizvršitelj	Svrha	Lokacija	Osnova prijenosa
Hetzner Online GmbH	Poslužitelji, baza podataka, sigurnosne kopije	EU	—
Cloudflare, Inc.	DNS, zaštita od napada, prolaz prometa	Globalno	EU–US DPF / standardne ugovorne klauzule
Resend	Slanje e-mailova klijentima	SAD	EU–US DPF / standardne ugovorne klauzule
Infobip	Slanje SMS poruka klijentima (ako ih poslovanje koristi)	EU	—
Google LLC (Firebase Cloud Messaging, Crashlytics, Gmail)	Push obavijesti, izvještaji o rušenju aplikacija, sandučić podrške	Globalno	EU–US DPF / standardne ugovorne klauzule
Apple Inc.	Push obavijesti na iOS uređajima	Globalno	EU–US DPF / standardne ugovorne klauzule
Anthropic PBC	AI asistent u administraciji (prima sadržaj upita korisnika te nazive usluga i djelatnika)	SAD	EU–US DPF / standardne ugovorne klauzule

Codevo Fiskal nije podizvršitelj: proizvodi ga i održava izvršitelj, a radi na infrastrukturi podizvršitelja iz tablice.

Izvršitelj podizvršiteljima nameće iste obveze zaštite podataka kao u ovom ugovoru i u potpunosti odgovara poslovanju za njihovo postupanje.

O dodavanju ili zamjeni podizvršitelja izvršitelj obavješćuje poslovanje e-mailom najmanje 30 dana unaprijed. Poslovanje u tom roku može uložiti prigovor na [email protected]. Ako prigovor ne riješimo, poslovanje može raskinuti ugovor prije nego što promjena počne vrijediti.

8. Pomoć poslovanju

Prava ispitanika. Poslovanje u aplikaciji može pregledati i ispraviti podatke klijenta, anonimizirati klijenta, obrisati odgovore na obrasce i izvesti popis termina. Ako to nije dovoljno, izvršitelj na zahtjev pomaže u odgovoru na zahtjeve ispitanika. Zahtjev ispitanika koji stigne izvršitelju prosljeđuje se poslovanju bez odgode, najkasnije u roku od 3 radna dana.

Obveze iz čl. 32.–36. GDPR-a. Izvršitelj pomaže poslovanju u osiguravanju sigurnosti obrade, obavješćivanju o povredama podataka, procjeni učinka na zaštitu podataka i prethodnom savjetovanju s nadzornim tijelom, uzimajući u obzir narav obrade i informacije koje su mu dostupne.

9. Povrede osobnih podataka

Izvršitelj obavješćuje poslovanje o povredi osobnih podataka bez nepotrebnog odgađanja, a najkasnije 72 sata nakon što za nju sazna. Obavijest sadrži, koliko je poznato: opis povrede, kategorije i približan broj ispitanika i zapisa, vjerojatne posljedice, poduzete ili predložene mjere te kontakt za dodatne informacije. Informacije koje nisu odmah dostupne izvršitelj dostavlja naknadno, bez odgode.

Izvršitelj vodi evidenciju povreda i pomaže poslovanju u obavješćivanju Agencije za zaštitu osobnih podataka i ispitanika kad je to obvezno.

10. Prestanak: vraćanje i brisanje podataka

Po prestanku korištenja usluge poslovanje bira hoće li mu se podaci vratiti ili izbrisati.

Vraćanje: poslovanje u svakom trenutku može samo izvesti popis termina u CSV obliku, a ako je uključilo fiskalizaciju i popis izdanih računa (CSV ili Excel). Na zahtjev izvršitelj u roku od 30 dana priprema izvoz svih podataka poslovanja u strojno čitljivom obliku (CSV ili JSON).

Brisanje: izvršitelj briše poslovanje i sve osobne podatke koje obrađuje u njegovo ime u roku od 30 dana od zahtjeva, odnosno od isteka roka za vraćanje. Podaci u sigurnosnim kopijama nestaju istekom njihovog ciklusa, najdulje nakon 6 mjeseci. Sigurnosne kopije podataka u Codevo Fiskalu, u kojem se izdaju i fiskaliziraju računi, čuvaju se najdulje 13 mjeseci. Dodatnu kopiju datoteka (npr. fotografija), koja se ne rotira automatski, izvršitelj briše zajedno s aktivnim podacima.

Iznimka su podaci koje izvršitelj mora čuvati prema pravu Unije ili Republike Hrvatske te izdani računi i podaci o njihovoj fiskalizaciji, koje izvršitelj po uputi poslovanja čuva najmanje 11 godina (poglavlje 4.). Klijenti koji imaju vlastiti korisnički račun u aplikaciji Appointa zadržavaju taj račun; njihovi podaci kod obrisanog poslovanja se brišu.

11. Revizija i dokazivanje usklađenosti

Izvršitelj poslovanju stavlja na raspolaganje sve informacije potrebne za dokazivanje ispunjavanja obveza iz čl. 28. GDPR-a (ovaj ugovor, popis podizvršitelja, opis mjera, izvještaj o posljednjem sigurnosnom pregledu).

Poslovanje ili revizor kojeg ono ovlasti može provesti reviziju, uključujući inspekciju, uz najavu od najmanje 30 dana, u radno vrijeme i uz obvezu povjerljivosti, najviše jednom godišnje, osim nakon povrede podataka ili na zahtjev nadzornog tijela. Revizija ne smije ugroziti podatke drugih poslovanja. Troškove revizije snosi poslovanje, osim ako revizija utvrdi bitno kršenje ovog ugovora.

12. Odgovornost i završne odredbe

Odgovornost strana uređena je Uvjetima korištenja, osim u opsegu u kojem čl. 82. GDPR-a ili drugi prisilni propisi određuju drukčije.

Za pitanja zaštite osobnih podataka ovaj ugovor ima prednost pred Uvjetima korištenja. Na ugovor se primjenjuje pravo Republike Hrvatske.

Izmjene ovog ugovora izvršitelj najavljuje e-mailom najmanje 30 dana unaprijed. Izmjene kojima se smanjuje zaštita podataka poslovanju daju pravo raskida ugovora prije nego što počnu vrijediti.