Pravila rezervacija

Pravila rezervacija određuju kako klijenti rezerviraju online: koliko daleko unaprijed, najkasnije koliko prije termina, koliko termina jedan klijent smije držati, do kada smije sam otkazati, treba li tvoja potvrda i smije li rezervirati bilo tko ili samo tvoji klijenti. Ovdje je opisana svaka postavka s kartice Rezervacije, njezina zadana vrijednost i što točno mijenja za klijenta.

Prije nego počneš

• Pravila mijenjaju vlasnik i voditelj. Djelatnik postavke ne vidi. Više o ulogama u Pozivnice i uloge.
• Većinu ovih odluka (koliko unaprijed, direktna rezervacija, anonimne rezervacije, automatsko prihvaćanje, najranija rezervacija i najviše aktivnih rezervacija) donosiš već u čarobnjaku za postavljanje. Ovdje ih mijenjaš, a pravila za otkazivanje i blokadu postavljaš samo ovdje.
• Pravila vrijede za rezervacije koje klijenti rade sami, na javnoj stranici i u aplikaciji Appointa. Kad ti ili tvoj tim upisujete termin u kalendar, razdoblje unaprijed, najranija rezervacija, najviše aktivnih rezervacija i blokada zbog nedolazaka ne vrijede.

Gdje su pravila

1. U lijevom izborniku klikni karticu poslovanja na vrhu i odaberi Postavke.
2. Otvori karticu Rezervacije.
3. Promijeni što trebaš i klikni Spremi promjene na dnu stranice.

Svaka postavka je zasebna kartica s kratkim objašnjenjem i grafikom koja se mijenja dok upisuješ, npr. uz najraniju rezervaciju odmah piše „Klijent mora rezervirati najmanje 1 h prije termina.”. Na istoj kartici je i sekcija SMS obavijesti, opisana u SMS obavijesti.

Pregled svih pravila

Koliko unaprijed se može rezervirati

Najdalji dan koji klijent može odabrati, brojeći od danas. Uz 30 dana klijent danas može rezervirati najkasnije za 30 dana. Kasniji dani u kalendaru rezervacije nisu dostupni, a strelica za sljedeći mjesec zaustavlja se na mjesecu u kojem razdoblje završava.

Ostaviš li polje prazno, u njemu piše ∞, a na grafici Bez ograničenja: klijenti tada mogu rezervirati neograničeno unaprijed.

Zaštita kalendara

Kartica Zaštita kalendara ima dva polja koja sprječavaju prekasne rezervacije i gomilanje termina.

Najranija online rezervacija

Koliko sati prije početka termina klijent najkasnije smije rezervirati online. Uz 1 h termin u 14:00 može se online rezervirati do 13:00. Vremena unutar tog roka u rezervaciji se prikazuju precrtano, kao zauzeta. Upišeš li 0, klijenti rezerviraju do samog početka termina. Prošla vremena nikad se ne nude.

Najviše aktivnih rezervacija

Koliko nadolazećih termina jedan klijent smije istodobno imati u tvom poslovanju. Broje se termini u budućnosti sa statusom Na čekanju ili Potvrđeno. Kad klijent dosegne granicu, vidi poruku da je dosegnut najveći broj aktivnih rezervacija i da treba otkazati postojeći termin ili pokušati kasnije. Kad termin prođe ili ga otkaže, može ponovno rezervirati. Prazno polje znači bez ograničenja.

Prijavljeni klijent broji se po svom računu, a klijent koji rezervira bez prijave po broju telefona.

Otkazivanje termina

Kartica Otkazivanje termina određuje do kada klijent smije sam otkazati i štiti te od klijenata koji se ne pojave.

Najkasnije otkazivanje

Koliko sati prije početka klijent najkasnije smije sam otkazati termin, na javnoj stranici, poveznicom iz e-maila ili SMS-a i u aplikaciji Appointa. Uz zadana 2 sata termin u 14:00 klijent može otkazati do 12:00. Nakon toga dobiva poruku da se termin više ne može otkazati, a na stranici Moji termini i uputu da nazove poslovanje. Upišeš li 0, klijent smije otkazati do samog početka. Ti i tvoj tim termin u kalendaru uvijek možete otkazati.

Naknada za prekasno otkazivanje

Iznos u eurima koji možeš zaračunati za otkazivanje nakon roka. Appointa taj iznos ne naplaćuje sama i ne prikazuje ga klijentu pri rezervaciji. Kad u aplikaciji Appointa Pro otkazuješ termin, u prozoru za otkazivanje nudi se kvačica Naplati naknadu za otkazivanje s tim iznosom. U web kalendaru te kvačice nema. Ako otkazuješ manje od postavljenog broja sati prije početka (rok iz Najkasnije otkazivanje), kvačica je unaprijed označena. Označena naknada bilježi se uz termin. O naknadi klijente obavijesti sam/a, npr. u uvjetima poslovanja ili porukom.

Blokada nakon no-show-ova

Broj nedolazaka (status No-show) u zadnjih 6 mjeseci nakon kojeg klijent više ne može rezervirati online. Uz vrijednost 2 klijent s dva nedolaska u tvom poslovanju pri rezervaciji vidi poruku Online rezervacija trenutno nije moguća. Molimo nazovite salon. Ti mu i dalje možeš upisati termin u kalendar. Kad stariji nedolasci izađu iz razdoblja od 6 mjeseci, blokada sama prestaje. Vrijednost 0 znači da je blokada isključena.

Direktna rezervacija

Određuje treba li online rezervacija tvoju potvrdu.

Zahtjev koji čeka potvrđuješ u kalendaru: otvori termin sa statusom Na čekanju i klikni Potvrdi (vidi Detalj termina). O svakoj novoj rezervaciji dobivaš obavijest u aplikaciji Appointa Pro, gdje je možeš i potvrditi.

Kad zahtjev istekne

Zahtjev koji čeka tvoju potvrdu drži to vrijeme zauzetim, da ga nitko drugi ne rezervira. Ako ga ne potvrdiš ni ne otkažeš, sam istječe 24 sata nakon slanja ili u trenutku kad termin počne, što nastupi prije. Tada:

• termin u kalendaru postaje otkazan s razlogom „Automatski istek — zahtjev nije potvrđen na vrijeme”,
• vrijeme se oslobađa i, ako imaš listu čekanja, nudi klijentima koji čekaju,
• klijent dobiva obavijest u aplikaciji ili e-mail s pozivom da odabere drugi termin.

Rok od 24 sata isti je za sva poslovanja i ne može se mijenjati.

Anonimne rezervacije

Određuje tko smije rezervirati online. Neovisno je o direktnoj rezervaciji, koja određuje je li termin odmah potvrđen.

• Uključeno: bilo tko može rezervirati bez računa, upisom imena i telefona.
• Isključeno (zadano): rezervirati mogu samo tvoji klijenti. Novi klijent se prijavljuje i šalje ti zahtjev, a ti ga odobravaš u Klijentima. Cijeli tijek iz klijentove perspektive opisan je u Rezervacije samo za članove.

Dok su anonimne rezervacije isključene, na kartici Dijeljenje i app dostupan je QR za potvrdu klijenta.

Automatsko prihvaćanje skeniranjem

Vrijedi samo za klijente koji skeniraju tvoj QR za potvrdu klijenta.

• Uključeno (zadano): klijent koji skenira QR odmah postaje tvoj potvrđeni klijent i može rezervirati.
• Isključeno: i nakon skeniranja čeka tvoje odobrenje.

Kako nastaju ponuđena vremena

Ritam ponuđenih vremena nije zasebna postavka. Računa se ovako:

1. Vremena kreću od početka radnog vremena lokacije i nižu se u koracima jednakima trajanju usluge. Primjer: otvoreno od 9:00, usluga traje 45 minuta, pa se nude 9:00, 9:45, 10:30, 11:15 i tako do zatvaranja.
2. Ako smjena djelatnika počinje izvan tog niza, npr. u 9:15, nudi se i to vrijeme.
3. Vrijeme je slobodno ako odabrani djelatnik, ili kod Bilo koji djelatnik barem jedan djelatnik koji radi uslugu, ima smjenu, nije na odsutnosti i nema drugi termin u cijelom trajanju usluge. Zahtjevi Na čekanju također zauzimaju vrijeme.
4. Usluga koja traži resurs nudi se samo kad je slobodan i odgovarajući resurs.
5. Usluga s rasporedom nudi samo vremena iz rasporeda.

Dan nema nijedno slobodno vrijeme ako je lokacija taj dan zatvorena, ako je unesen u Zatvaranja poslovanja ili je državni praznik na kojem ne radiš (kartica Dostupnost, vidi Postavke poslovanja) ili ako je izvan razdoblja Koliko unaprijed se može rezervirati.

Primjeri postavki

Česta pitanja

Promijenio/la sam pravilo, a klijenti i dalje vide staro. Zašto?

Provjeri jesi li kliknuo/la Spremi promjene. Spremljena pravila vrijede odmah za svaku novu rezervaciju. Klijentu koji je stranicu otvorio prije promjene dovoljno je da je osvježi.

Vrijede li nova pravila i za već rezervirane termine?

Pravila se provjeravaju u trenutku rezervacije i otkazivanja. Postojeći termini ostaju, ali novi rok za otkazivanje vrijedi i za njih jer se provjerava kad klijent pokuša otkazati.

Koja je razlika između direktne rezervacije i anonimnih rezervacija?

Anonimne rezervacije određuju tko smije rezervirati, a direktna rezervacija je li termin odmah potvrđen. Možeš, primjerice, primati rezervacije samo od svojih klijenata, a svaku ipak ručno potvrditi.

Mogu li klijentu dopustiti termin izvan pravila?

Da. Upiši mu termin sam/a u kalendaru. Pravila iz ove kartice ne vrijede za termine koje upisuje tvoj tim.

Što ako sam na paketu Starter?

Pravila su ista na svim paketima. Na paketu Starter postoji i mjesečni limit od 30 termina: kad se potroši, online rezervacija javlja da je poslovanje doseglo mjesečnu kvotu.