Upitnici i privole
Izradi anamnezu, privolu ili upitnik koji klijent ispunjava online prije termina i pregledaj odgovore uz termin u kalendaru.
Upitnici skupljaju ono što trebaš znati prije termina: anamnezu prije fizioterapije, provjeru alergija prije kozmetičkog tretmana ili privolu prije tetoviranja. Klijent ih ispunjava na mobitelu, unaprijed i bez prijave, a odgovori te čekaju uz termin u kalendaru. Na ovoj stranici naučit ćeš kako složiti upitnik, kako ga vezati uz usluge, kada ga klijent dobiva i gdje čitaš odgovore.
Prije nego počneš
- Upitnici su dostupni na paketima Pro i Premium. Na Starteru stavka Upitnici nije u izborniku, a stranica nudi nadogradnju.
- Upitnike izrađuju i uređuju Vlasnik i Voditelj. Status upitnika i odgovore u kalendaru vide svi članovi tima.
- Klijent dobiva poveznicu na upitnik emailom, pa na njegovoj kartici treba biti email (ili Appointa račun).
- Ako upitnik želiš vezati uz određene usluge, one moraju postojati u Uslugama.
Pregled upitnika
U bočnom izborniku odaberi Upitnici. Stranica Upitnici i privole prikazuje sve tvoje obrasce, a gore desno su gumbi Kreiraj iz predloška i Novi upitnik.
| Stupac | Što prikazuje |
|---|---|
| Naziv | Naziv upitnika, koji klijent vidi u emailu i na vrhu obrasca. |
| Usluge | Sve usluge ili broj usluga uz koje je upitnik vezan (npr. „3 usluga”). |
| Verzija | v1, v2… Raste svaki put kad promijeniš pitanja (vidi Verzije). |
| Status | Aktivan ili Arhiviran. |
| Akcije | Uredi i Arhiviraj, a kod arhiviranog upitnika Vrati. |
Novi upitnik
- Klikni Novi upitnik. Otvara se panel s desne strane.
- Upiši Naziv, npr. „Anamneza prije masaže”.
- Klikni Dodaj polje i za svako polje upiši Oznaka polja (pitanje koje klijent vidi), odaberi Tip polja i po potrebi označi Obavezno.
- Ponovi korak 3 za sva pitanja. Polje koje ti ne treba ukloni ikonom koša (Ukloni polje).
- Odredi uz koje usluge upitnik ide (vidi Uz koje usluge ide upitnik).
- Klikni Spremi. Pojavit će se poruka „Upitnik spremljen”.
Tipovi polja
| Tip polja | Kako ga klijent ispunjava | Što još upisuješ |
|---|---|---|
| Tekst | Kratki odgovor u jednom retku | — |
| Dulji tekst | Odgovor u više redaka, npr. povijest ozljeda | — |
| Padajući izbornik | Odabir jednog od ponuđenih odgovora | Opcije (jedna po retku) |
| Kvačica | Da ili ne, npr. „Trudnoća ili dojenje” | — |
| Privola | Kvačica uz puni tekst privole koji klijent čita i potvrđuje | Tekst privole |
Kod spremanja Appointa javlja ako nešto nedostaje: „Upiši naziv upitnika.”, „Dodaj barem jedno polje.”, „Svako polje treba oznaku.”, „Padajući izbornik treba barem jednu opciju.”, „Privola treba puni tekst.” ili „Odaberi barem jednu uslugu.”
Obavezan prije dolaska
Kvačica Označi kao obavezan prije dolaska služi kao evidencija za tvoj tim. Kako piše u panelu, „rezervacija se u ovoj verziji nikad ne blokira”.
Kretanje od predloška
Za česte djelatnosti postoje gotovi predlošci koje preuzmeš i prilagodiš:
- Klikni Kreiraj iz predloška.
- U panelu Odaberi predložak klikni jedan od predložaka. Uz svaki piše broj polja.
- Otvara se uređivanje s već upisanim pitanjima i tekstovima privola. Prilagodi što želiš i klikni Spremi.
| Predložak | Pitanja |
|---|---|
| Fizioterapijska anamneza | Razlog dolaska / tegobe, Povijest ozljeda i operacija, Lijekovi koje trenutno uzimate, Razina boli, Privola za obradu zdravstvenih podataka |
| Privola za tetoviranje | Kožne bolesti, alergije ili poremećaji zgrušavanja krvi, Izjava o punoljetnosti, Privola za zahvat |
| Kozmetički upitnik o alergijama | Alergije (kozmetički sastojci, lateks, lijekovi…), Osjetljivost kože, Trudnoća ili dojenje, Privola za obradu zdravstvenih podataka |
Uz koje usluge ide upitnik
Kvačica Vrijedi za sve usluge je po zadanom uključena, pa upitnik ide uz svaki termin. Ako je isključiš, pojavljuje se popis Usluge u kojem označiš one uz koje upitnik ide, npr. anamnezu samo uz prvi pregled ili privolu samo uz tetovaže. Upitnik se tada šalje samo uz termine tih usluga, pa ostale klijente ne opterećuješ.
Jedan termin može dobiti više upitnika, ako mu odgovara više aktivnih obrazaca. Klijent tada u emailu dobiva poveznicu za svaki od njih.
Uređivanje, verzije i arhiviranje
- Uredi otvara isti panel kao i kod izrade. Kad promijeniš pitanja, upitnik dobiva novu verziju (v2, v3…). Promjena samog naziva ili usluga ne mijenja verziju.
- Upitnici koji su već poslani ostaju u verziji koja je vrijedila kad je termin rezerviran. Klijent ispunjava ta pitanja, a ti odgovore vidiš uz ista pitanja na koja je odgovarao.
- Arhiviraj traži potvrdu: „Upitnik se više neće slati uz nove termine. Postojeći odgovori ostaju sačuvani.” Za neispunjene upitnike tog obrasca prestaju i podsjetnici.
- Vrati ponovno aktivira arhivirani upitnik za nove termine.
Kada klijent dobiva upitnik
Upitnik se veže uz svaki novi termin čija usluga odgovara upitniku: kad klijent rezervira online, kad termin za klijenta upišeš ti i kad nastane termin iz ponavljajuće serije. Svaki termin dobiva svoj upitnik, pa ga stalni klijent ispunjava za svaki termin posebno.
Termini ponavljajuće serije stvaraju se unaprijed, ali email s poveznicom odmah stiže samo za najbliži termin serije. Ako je najbliži termin onaj iz kojeg si postavio seriju, klijent je taj email već dobio pri rezervaciji. Za kasnije termine serije poveznica na upitnik s obaveznim poljima stiže u podsjetniku oko 24 sata prije termina.
| Kada | Što klijent dobiva |
|---|---|
| Odmah nakon rezervacije | Email „Upitnik prije dolaska — naziv tvog poslovanja” s poveznicom za svaki upitnik. |
| Kad potvrdiš termin koji je čekao tvoju potvrdu | Klijent bez aplikacije poveznice na još neispunjene upitnike dobiva i u emailu s potvrdom termina. Klijent s aplikacijom u obavijesti o potvrdi čita „molimo ispunite upitnik prije dolaska”. |
| Otprilike 24 sata prije termina | Ako upitnik s barem jednim obaveznim poljem još nije ispunjen, poveznica stiže u podsjetniku emailom. |
Što vidi klijent
Poveznica iz emaila otvara jednostavnu stranicu prilagođenu mobitelu. Ne treba prijava, račun ni aplikacija. Na vrhu je naziv tvog poslovanja, naziv upitnika te usluga i vrijeme termina po vremenu tvog poslovanja. Obavezna polja označena su zvjezdicom, a uz svaku privolu prikazan je njezin puni tekst.
| Situacija | Što klijent vidi |
|---|---|
| Nije ispunio obavezno polje | „Polje „…“ je obavezno.” |
| Nije označio obaveznu privolu | „Za nastavak označi privolu „…“.” |
| Uspješno poslano | „Hvala! Tvoji odgovori su poslani salonu.” |
| Ponovno otvara poveznicu | „Ovaj upitnik je već ispunjen.” |
| Termin je otkazan | „Termin je otkazan — Ovaj upitnik više nije potreban jer je termin otkazan.” |
| Poveznica je kriva | „Upitnik nije pronađen — Poveznica nije ispravna ili više ne vrijedi.” |
Upitnik se može poslati samo jednom. Nakon slanja klijent više ne može mijenjati odgovore.
Statusi u kalendaru
U dnevnom prikazu kalendara termin s upitnikom ima malu ikonu međuspremnika: blijedu dok upitnik čeka ispunjavanje i s kvačicom kad je ispunjen. U detalju termina status je istaknut oznakom:
| Oznaka | Značenje |
|---|---|
| Upitnik: čeka | Barem jedan upitnik za taj termin još nije ispunjen. |
| Upitnik: ispunjen | Svi upitnici za taj termin su ispunjeni. |
Tako već pri pogledu na dan znaš koga treba podsjetiti ili zamoliti da upitnik ispuni na recepciji.
Ikona i oznaka vide se samo u dnevnom prikazu i u detalju termina otvorenom iz njega, a ne u tjednom prikazu ni u povijesti termina na kartici klijenta.
Pregled odgovora
- U kalendaru otvori dnevni prikaz i klikni termin. S desne strane otvara se detalj termina.
- Pomakni se do odjeljka Upitnici.
- Za svaki upitnik vidiš naziv i status. Kod ispunjenog upitnika ispod su pitanja i odgovori: kvačice kao Da ili Ne, a neodgovorena polja kao „—”.
- Ispod odgovora, u dijelu Prihvaćene privole, nalazi se puni tekst svake privole koju je klijent potvrdio.
Privatnost i čuvanje odgovora
- Odgovori često sadrže podatke o zdravlju. Appointa bilježi svako otvaranje odgovora, odnosno tko ih je i kada pregledao.
- Uz svaku prihvaćenu privolu sprema se njezin puni tekst, točno onakav kakav je klijent vidio, i trenutak prihvaćanja. Kasnija promjena teksta u upitniku ne mijenja već dane privole.
- Odgovori se automatski brišu 24 mjeseca nakon termina.
- Kad anonimiziraš klijenta ili klijent obriše svoj Appointa račun, njegovi odgovori se odmah trajno brišu (vidi Privatnost klijenata).
Česta pitanja
Mora li klijent imati aplikaciju ili račun?
Ne. Upitnik se otvara u pregledniku, iz poveznice u emailu, bez prijave.
Što ako klijent ne ispuni upitnik do termina?
Ništa se ne blokira i termin ostaje. U kalendaru vidiš oznaku Upitnik: čeka, pa klijenta možeš zamoliti da ga ispuni na recepciji, sa svog mobitela, iz emaila koji je dobio.
Klijent je pogriješio u odgovoru. Mogu li ga ispraviti?
Ne. Poslani odgovori se ne mogu mijenjati, ni s klijentove ni s tvoje strane. Važan ispravak upiši u karton klijenta, npr. u polje Alergije.
Mogu li tražiti privolu s punim tekstom?
Da. Polje tipa Privola klijentu prikazuje cijeli Tekst privole uz kvačicu. Ako je privola obavezna, upitnik se ne može poslati dok je klijent ne označi.
Mogu li ponovno poslati poveznicu klijentu?
Ručnog gumba za ponovno slanje nema. Ako upitnik ima obavezna polja, poveznica stiže sama u podsjetniku oko 24 sata prije termina.
Što se događa s upitnicima ako prijeđem na Starter?
Poveznice koje su klijenti već dobili i dalje rade, pa ih mogu ispuniti. Stranica Upitnici i pregled odgovora u kalendaru dostupni su samo na paketima Pro i Premium. Upitnike koje više ne želiš slati klijentima arhiviraj prije prelaska na Starter, jer na Starteru stranicu Upitnici više ne možeš otvoriti.