Privatnost klijenata

Kao poslovanje vodiš osobne podatke svojih klijenata: kontakte, povijest dolazaka, a ponekad i podatke o zdravlju iz kartona ili upitnika. Na ovoj stranici saznat ćeš koje podatke Appointa čuva i tko ih vidi, kako na zahtjev klijenta anonimizirati njegove podatke, što se događa kad klijent sam obriše svoj račun ili napusti tvoje poslovanje te kako klijenti isključuju promotivne obavijesti.

Prije nego počneš

• Anonimizaciju može provesti samo Vlasnik ili Voditelj.
• Anonimizacija je nepovratna. Provedi je tek kad klijent zatraži brisanje svojih podataka ili kad ih više nemaš pravo čuvati.

Koje podatke o klijentu vodiš

„Cijeli tim” znači sve uloge: Vlasnik, Voditelj i Djelatnik. Kartice opisuje stranica Kartica klijenta, a upitnike stranica Upitnici i privole.

Anonimizacija klijenta

Kad klijent zatraži da obrišeš njegove podatke (pravo na brisanje iz GDPR-a), anonimiziraj ga. Anonimizacija uklanja ime, kontakt podatke i ostale podatke navedene u tablici niže, a povijest termina čuva bez imena klijenta.

1. U adresaru otvori karticu klijenta.
2. Na dnu kartice klikni Anonimiziraj klijenta.
3. U prozoru „Anonimiziraj klijenta?” pročitaj upozorenje: „Ime i kontakt podaci se brišu, ali termini ostaju u povijesti. Akcija nije reverzibilna.”
4. Klikni Anonimiziraj. Vraćaš se u adresar, a klijent više nije u popisu.

Što se briše, a što ostaje

Anonimizirani klijenti u adresaru

Anonimizirani zapisi su po zadanom skriveni. Kad u adresaru uključiš prekidač Prikaži anonimizirane, pojavljuju se s natpisom Anonimni klijent i oznakom Anonimizirano, bez kontakta i bez gumba za poruku. Njihov redak se ne može otvoriti.

Ako ti se ista osoba kasnije ponovno javi, dobiva novu, praznu karticu. U poslovanju samo za članove mora ponovno zatražiti pristup, koji odobravaš kao i svaki drugi zahtjev (vidi Zahtjevi za klijenta).

Kad klijent sam obriše svoj račun

Klijent koji koristi aplikaciju Appointa može sam obrisati svoj Appointa račun. Ti pritom ne moraš ništa napraviti.

1. U aplikaciji Appointa klijent otvori Profil i odabere Obriši račun.
2. Pročita upozorenje („Brisanje računa je trajno. Tvoji osobni podaci bit će uklonjeni, a povijest termina anonimizirana. Ova radnja se ne može poništiti.”) i dodirne Pošalji zahtjev za brisanje.
3. Na email dobiva poveznicu za potvrdu. Poveznica vrijedi otprilike sat vremena i može se iskoristiti samo jednom. Novi zahtjev poništava prethodnu poveznicu.
4. Poveznica otvara stranicu Brisanje Appointa računa, gdje klijent potvrđuje gumbom Obriši račun.

Što to znači za tvoje poslovanje:

• Klijentova kartica u tvom poslovanju se anonimizira i prikazuje kao Anonimni klijent. Brišu se ime, email, telefon, profilna slika, bilješke, datum rođenja i karton (alergije, preferencije, bilješke o stilu i omiljeni djelatnik).
• Njegovi odgovori na upitnike trajno se brišu.
• Termini, izdani računi i razgovori ostaju kod tebe.
• Klijent je odjavljen sa svih uređaja i više ne prima push obavijesti.

Kad klijent napusti tvoje poslovanje

Klijent koji ne želi obrisati cijeli račun može u aplikaciji Appointa samo napustiti tvoje poslovanje (akcija Napusti). Aplikacija mu objašnjava: „Mjesto nestaje s početne, ali tvoja povijest ostaje. Ponovnom rezervacijom se vraćaš.”

Za tebe se pritom ne briše ništa. Kartica i cijela povijest ostaju, a status klijenta u adresaru mijenja se iz app u web, jer kartica više nije povezana s njegovim računom. Kad se ponovno javi, Appointa ga prepoznaje po broju mobitela (a kod zahtjeva za pristup i po emailu) i vraća vezu s postojećom karticom, osim ako si karticu u međuvremenu arhivirao/la (vidi Arhivirani klijenti).

Privole

• Privole u upitnicima. Kad klijent u upitniku potvrdi privolu, Appointa sprema njezin puni tekst, točno onakav kakav je klijent vidio, i trenutak potvrde. Prihvaćene privole vidiš uz termin, u odjeljku Prihvaćene privole (vidi Upitnici i privole).
• GDPR potvrda pri uvozu. Kod uvoza iz Excela potvrđuješ da imaš pravnu osnovu za obradu uvezenih podataka i da su klijenti s time upoznati.
• Marketing. Appointa na kartici klijenta nema zasebnu privolu za marketing. Ni ručni unos ni uvoz ne znače da je klijent pristao na promotivne poruke.

Promotivne obavijesti i odjava

Promocije iz Appointe stižu klijentima samo kao push obavijesti u aplikaciji Appointa. Klijenti bez aplikacije (ručno upisani, uvezeni ili oni koji su rezervirali bez prijave) ih ne primaju.

Klijent ih sam isključuje u aplikaciji Appointa: Profil → Postavke notifikacija → Promocije („Akcije i posebne ponude”). Na istom mjestu zasebno uključuje ili isključuje i obavijesti Podsjetnici, Poruke, Lojalnost i Lista čekanja. Kad isključi Promocije, promotivne obavijesti mu više ne stižu.

Kad klijent ne želi SMS poruke, na njegovoj kartici klikni Uredi i uključi Ne šalji SMS ovom klijentu. Obavijesti mu tada stižu emailom, ili kao push obavijest ako ima aplikaciju (vidi SMS obavijesti).

Koliko dugo se podaci čuvaju

Česta pitanja

Klijent traži da obrišem njegove podatke. Što trebam napraviti?

Otvori njegovu karticu i klikni Anonimiziraj klijenta (vidi Anonimizacija klijenta). Ako klijent ima buduće termine koje ne želi, prvo ih otkaži.

Mogu li poništiti anonimizaciju?

Ne. Obrisani podaci se ne mogu vratiti. Ako se klijent ponovno javi, upiši ga kao novog klijenta.

Zašto anonimizacija ne briše i termine?

Termini su dio evidencije tvog poslovanja i statistika (promet, dolasci, učinak djelatnika). Nakon anonimizacije više nisu povezani ni s jednom osobom.

Djelatnik ne može anonimizirati klijenta. Zašto?

Anonimizaciju mogu provesti samo vlasnik i voditelj, pa djelatnik na kartici ne vidi gumb Anonimiziraj klijenta. Treba zamoliti vlasnika ili voditelja.

Klijent nema aplikaciju, a želi da obrišemo njegove podatke. Kako?

Klijent bez Appointa računa ne može sam ništa obrisati. Na njegov zahtjev anonimiziraj ga ti.