Sobe, uređaji i vozila: kalendar koji čuva i opremu, ne samo ljude

Četvrtak, 17:10. Petra i Ana rade paralelno — svaka je u svoj stupac kalendara upisala lasersku epilaciju. Dva stupca, dva termina, nula preklapanja. Samo — laser je jedan. Jedna klijentica liježe i tretman kreće; druga stoji na recepciji i sluša ispriku. Kalendar nije pogriješio. Kalendar jednostavno ne zna da laser postoji.

Taj sudar ima tisuću lica: dvije masaže, jedna slobodna soba. Dva instruktora, jedan auto. Dva terapeuta, jedan shockwave uređaj. Klasičan kalendar — onaj po osobama — ne vidi nijedan od njih, jer čuva samo ljude. Rješenje su resursi: soba, uređaj ili vozilo postane punopravni stanovnik kalendara, pa se termini ne sudaraju ni oko ljudi ni oko opreme.

Kalendar po osobama vidi pola tvog salona

Kalendar sa stupcem po zaposleniku odgovara na jedno pitanje: je li Ana slobodna u pet? Na pitanje "je li soba slobodna u pet" nema odgovor, jer soba u njemu ne postoji. Čim imaš više ljudi nego opreme — tri terapeuta na dvije sobe, dvije djelatnice na jedan laser — sudar nije mogućnost, nego pitanje tjedna.

Godinama je jedini lijek bio trik: uređaj upišeš kao izmišljenog zaposlenika. Radi, ali škripi — termin upisuješ dvaput, online rezervacije trik ne razumiju, a u alatima koji naplaćuju po članu tima "soba" košta kao čovjek. O toj improvizaciji pisali smo u vodiču o duplim terminima; danas više nije potrebna.

Resurs: prostor, oprema, vozilo — ili bilo što četvrto

U Appointi pod Resursi definiraš sve što prima jednog klijenta, a nije osoba. Četiri vrste: Prostor (soba, dvorana, učionica), Oprema (laser, shockwave, solarij), Vozilo i Ostalo. Svaki resurs ima interno ime i po želji zasebno javno ime za klijente — "Soba 2 — mala" za tebe, "Soba za masažu" za njih — plus boju u kalendaru i do 5 fotografija. Na više lokacija resurs vežeš uz matičnu lokaciju; bez lokacije vrijedi na svima.

Usluga kaže što joj treba, termin rezervira oboje

Srce sustava je jedno polje na usluzi: "Zahtijeva resurs". Postaviš li masaži da zahtijeva prostor, svaki termin te usluge automatski rezervira dvoje: terapeuta i jednu slobodnu sobu.

Zaštita od duplog termina radi u obje dimenzije. Online slot se uopće ne ponudi ako ne postoji i kvalificirani zaposlenik i barem jedan slobodan resurs te vrste. U trenutku rezervacije oboje se zaključava i još jednom provjerava u jednoj transakciji: kad dvije klijentice u istoj sekundi jurnu na zadnju sobu, jedna je dobije, a druga urednu poruku da je termin zauzet.

I jednako važno: sve je opt-in — usluge kojima resurs ne postaviš ponašaju se točno kao prije.

Klijent ne bira sobu — i ne mora

Za klijenta se rezervacija ne mijenja ni za milimetar. Ne bira sobu ni uređaj — sustav mu sam dodijeli slobodan resurs. Kad su svi resursi tražene vrste zauzeti, ti termini jednostavno nestanu iz ponude; klijent nikad ne vidi kombinaciju koja bi napravila sudar.

Dodijeljeni resurs vidi tek na potvrdnom ekranu nakon rezervacije — dodatni red tipa "Prostor: Dvorana A" ili "Oprema: Laser" — i u podsjetnik e-mailu dan prije termina: "Vozilo: Golf 1".

Šest primjera: isto pravilo, druga oprema

• Autoškola. Sat vožnje rezervira instruktora i konkretan auto zajedno. Dva instruktora ne mogu završiti u istom vozilu, a kad auto ide na tehnički, blokiraš ga i njegovi slotovi nestanu iz online ponude.
• Spa i wellness. Masaža zahtijeva prostor. S tri terapeuta i dvije sobe klijenti online vide samo termine u kojima su i terapeut i soba stvarno slobodni. Cijeli spa-slučaj razradili smo u vodiču za spa raspored.
• Fizioterapija. Shockwave ili laser koji dijeli više terapeuta postane Oprema — usluga "Tretman uređajem" rezervira terapeuta i uređaj, pa dvoje ne može obećati isti stroj.
• Tattoo studio. Svaka radna stanica je resurs s fotografijama; umjetnik i stanica rezerviraju se u paru, a stanica koja se preuređuje jednostavno je blokirana.
• Solarij i beauty studio. Svaki uređaj dobije svoju traku u kalendaru i svoje fotografije, pa na jedan pogled vidiš koji stroj radi, a koji stoji.
• Kozmetički salon s laserom. Petra i Ana s početka: laserska epilacija veže tehničarku i laser zajedno. Drugi termin u isto vrijeme više se ne može upisati — ni online, ni na recepciji.

Osoblje | Resursi: dva pogleda na isti dan

Web kalendar ima prekidač Osoblje | Resursi. Prebaciš li na resurse, svaka soba, uređaj i vozilo dobije vlastiti stupac — i odjednom vidiš dan iz kuta opreme. Termin povučeš mišem na drugu traku i preseliš ga na drugi resurs, blokade za održavanje stoje kao sive nedostupne pruge, a kalendar pamti koji si pogled zadnje koristio.

Kad termin upisuje osoblje, uz uslugu koja traži resurs pojavi se izbornik sa zadanim "Bilo koje slobodno"; zauzeti resursi unaprijed su označeni.

Blokade: čišćenje, servis, registracija

Resurs blokiraš za dio dana s razlogom — "Dvorana A — čišćenje 08:00–10:00" — i od 10:00 opet je u ponudi; cjelodnevna blokada pokriva servis, tehnički ili registraciju. Ako blokada preklapa već upisane termine, ne prolazi tiho: dobiješ upozorenje i moraš je izričito potvrditi. Blokirani sati nestaju iz online ponude istog trena.

Fotografije koje klijent stvarno vidi

Svakom resursu dodaš do 5 fotografija u web adminu, a klijent ih vidi u aplikaciji: dodir na rezervirani resurs u detalju termina otvara karticu s imenom, vrstom i galerijom preko cijelog ekrana. Klijentica koja prvi put dolazi vidi sobu unaprijed, polaznik autoškole svoj auto; iste fotografije vidi i tvoj tim u poslovnoj aplikaciji i na webu.

Grupni sat nije resurs: mjesta i oprema su dvije stvari

Ovdje se dva alata lako pomiješaju. Grupni termin s brojem mjesta — joga za dvadeset ljudi, "4/20" na rasporedu — jedan je termin koji puni više klijenata; o njemu smo pisali u vodiču za grupne treninge. Resurs je obrnuto: jedan klijent, jedan termin, jedna soba ili uređaj. Zato usluga s više mjesta ne može zahtijevati resurs — obrazac te na to i upozori.

Praktično pravilo: grupu u dvorani vodiš brojem mjesta, a privatni, individualni sat u dvorani može dvoranu rezervirati kao resurs. Pilates studio tako grupne termine puni mjestima, a individualni sat na reformeru rezervira trenera i reformer u paru.

Koliko košta jedan sudar oko uređaja — računica

Uzmimo salon s početka. Laserska epilacija nogu je 70 €. Kad se dvije klijentice sudare oko jednog lasera, jedna ide kući: minus 70 € odmah. Da izgladiš stvar, sljedeći tretman dobije s popustom — još 15 €. Dodaj dvadeset minuta ispričavanja na recepciji — najskuplji termin tjedna je onaj koji se nije dogodio. Dvaput mjesečno, i to je više od 2.000 € godišnje. A od novca je nezgodnija klijentica koja je stajala na recepciji — i to prepriča dalje.

A cijena rješenja? U Appointi su resursi uključeni u sve planove, i u besplatni Starter, i ne troše mjesto u timu. Deset soba i tri djelatnice znači da plaćaš tri člana tima, ne trinaest.

---

Dvoje slobodnih, jedna soba — i kalendar šuti? U Appointi usluga sama kaže treba li joj prostor, oprema ili vozilo, svaki termin rezervira osobu i slobodan resurs zajedno, online slotovi nestaju čim su resursi zauzeti, a blokada za servis makne uređaj iz ponude istog trena. Potvrda i podsjetnik odlaze sami — e-mailom i push obavijesti, a klijentima bez aplikacije, uz uključen SMS dodatak, i SMS-om. Isprobaj demo za svoju djelatnost — besplatno, bez kartice. A Starter plan je besplatan — do 30 termina mjesečno.

---

Česta pitanja

Moram li postavljati resurse ako mi ne trebaju?

Ne. Resursi su opt-in po usluzi: dok ne postaviš polje "Zahtijeva resurs", sve radi točno kao i prije. Salon u kojem svatko ima svoju stolicu i opremu nikad ne mora otvoriti Resursi; onaj s jednim laserom na dvije djelatnice postavi ga jednom i sudari nestanu.

Bira li klijent sobu ili uređaj pri online rezervaciji?

Ne bira i ne mora ništa znati o tvojoj opremi. Rezervacija izgleda potpuno isto kao dosad; sustav sam dodijeli slobodan resurs, a termini u kojima su svi resursi zauzeti uopće se ne prikazuju. Dodijeljeni resurs vidi na potvrdnom ekranu i u podsjetnik e-mailu dan prije.

Troše li resursi mjesto u planu, kao zaposlenici?

Ne. Resursi su dostupni u svim planovima, uključujući besplatni Starter, i ne broje se u limit članova tima. Plaćaš ljude koji rade, ne prostorije u kojima rade.

Može li grupni trening rezervirati dvoranu kao resurs?

Zasad ne — usluga s više mjesta ne može zahtijevati resurs; obrazac to onemogući uz objašnjenje. Grupu vodi brojem mjesta, a privatni, individualni sat u dvorani može dvoranu rezervirati kao resurs.